Assistant-e de direction à 100%

L'office cantonal de la santé (OCS) est composé de quatre services et compte près de 200 collaborateurs. Il a pour mission de promouvoir les conditions et les comportements favorables à la santé. Il coordonne les acteurs du domaine sanitaire, protège les consommateurs et veille à la disponibilité de soins de qualité. Le service de la santé numérique et du réseau de soins (SNRS) auquel vous êtes rattaché-e compte 21 collaborateurs et a pour mission d'assurer durablement l'adéquation entre les besoins et l'offre en prestations de santé et d’optimiser le fonctionnement du réseau de soins.

Rattaché-e au directeur du service, vos missions principales seront de/d’ :

1. Apporter une assistance administrative et opérationnelle dans la gestion et le suivi des projets du ressort du service, notamment par la préparation de dossiers, de divers documents, et le relais avec les instances internes et externes au service.
2. Gérer de façon indépendante les activités administratives quotidiennes du service et être le-la premier-ière interlocuteur-trice des partenaires externes.

Vous êtes notamment chargé-e de/d’:

• Préparer et suivre les dossiers du directeur du service.
• Organiser, préparer, rédiger les procès-verbaux de séances diverses.
• Traiter le courrier au travers du logiciel dédié (projets de lettre à la signature du conseiller d'Etat chargé de la santé, du directeur général de la santé, etc.).
• Rédaction et/ou relecture de courriers et de notes à la signature du directeur général de la santé, et du directeur du service.
• Participer à la préparation de textes légaux : projets de loi et exposés des motifs, règlements d'application, projets d'arrêté du Conseil d'Etat et projets d'arrêté départemental.
• Participer à l'élaboration des contrats de prestations des institutions subventionnées.
• Tenir l'agenda du directeur du service et en support des responsables de secteurs, des tâches à effectuer et de celles confiées aux collaborateurs du service, tableaux de bord, suivi des délais, réponse téléphonique, classement, archives.
• Gérer la publication des avis dans la Feuille d’Avis Officielle (FAO).
• Gérer les horaires et les notes de frais des collaborateurs dans le module SIRH.
• Assurer le suivi administratif des demandes de veilles et de formation.
• Saisir les absences des collaborateurs dans le module SIRH.
• Participer au processus de recrutement des collaborateurs du service.
• Tenir à jour les documents du service dans l'arborescence, procéder à leur classement et leur archivage.
• Remplacer des collègues durant leurs absences dans la mesure où vos tâches, votre formation et vos compétences vous le permettent.

Maturité professionnelle ou Brevet d’assistant-e de direction ou formation jugée équivalente, assortie d’une expérience d’au moins 3 ans dans un secrétariat de direction.

Compétences exigées :

• Compétences organisationnelles, sens des priorités, esprit d’initiative.
• Capacités d'analyse et de synthèse.
• Capacité d'appréciation des messages et questions transmis.
• Assurer de manière autonome des requêtes dans la limite des compétences, dans le respect des procédures et conformément aux lois et règlements en vigueur.
• Autonomie, flexibilité, résistance au rythme et à la charge de travail.

Compétences informatiques :

• Excellente maîtrise des outils informatiques Microsoft Office.

Compétences spécifiques :

• Fiabilité, discrétion et sens du service public.
• Excellente maîtrise du français et de l’orthographe.
• Adaptation à un environnement complexe en fréquente mutation.

Rejoindre le département de la santé et des mobilités (DSM), qui a à cœur de garantir aux résidents genevois un système de santé de grande qualité pour maintenir le bien-être dans notre canton. En intégrant l'office cantonal de la santé, vous concourrez à la réalisation de ces missions. Vous y trouverez un haut niveau d'expertise et des équipes engagées pour garantir un contexte de vie propice à la santé et un accès équitable pour tous à des soins de qualité.

Pour toute demande de renseignements : Monsieur Thomas Lufkin, directeur du service de la santé numérique et du réseau de soins à l’adresse : thomas.lufkin@etat.ge.ch

Le poste sera vraisemblablement repourvu dans le cadre du service.

Rue Adrien-Lachenal 8
1207 Genève