Assistante administrative ou Assistant administratif 1

L'enseignement secondaire II (ES II) a pour mission de proposer un cursus de formation aux élèves, apprenties et apprentis âgés de 15 à 19 ans dans les domaines de la formation gymnasiale et professionnelle initiale. La structure de l'ES Il comptabilise plus de 2'500 membres du corps enseignant (PE) et plus de 600 membres du personnel administratif et technique (PAT).

Au sein du secteur de la formation continue (FC) de la Direction générale de l'enseignement secondaire II, sous la supervision de la responsable du secteur de la formation et de la direction des ressources humaines, et en collaboration avec l'équipe administrative, le ou la titulaire :

• Assure la gestion administrative du secteur de la formation : planifie, organise et coordonne les formations avec toutes les parties prenantes (établissements, intervenantes et intervenants, services de la direction générale et partenaires externes), et en assure le suivi logistique.
• Analyse les demandes de formations collectives et métiers, vérifie la conformité des devis aux directives et assure le suivi administratif avec les établissements ainsi qu’avec les intervenantes et intervenants.
• Tient à jour les échéanciers des formations institutionnelles obligatoires.
• Saisit les cours dans l'application SIRH et convoque les participantes et participants aux formations.
• Élabore les contrats destinés aux intervenantes et intervenants, et assure le suivi administratif (facturation, tableau de gestion, etc.).
• Prépare et assure le suivi des activités budgétaires du secteur en collaboration avec le Service des finances.
• Crée, maintient et adapte les tableaux de pilotage.
• Participe à toute activité administrative en lien avec les missions du secteur de la formation continue et du service des ressources humaines.

Formation et expérience professionnelle

• Maturité professionnelle commerciale ou formation équivalente, assorti d’une expérience professionnelle d’au moins trois ans.
• Une connaissance de l'administration publique est un atout ;
• Une connaissance du milieu scolaire genevois et de la formation est un atout.

Compétences générales

• Excellent sens de l'organisation, de la précision et de la rigueur ; capacité à anticiper, à planifier, à déterminer les priorités, à gérer les délais et à travailler de manière autonome ;
• Aptitude à travailler sous pression et à gérer de nombreux dossiers simultanément ;
• Excellente capacité de rédaction et maîtrise de la langue française ;
• Esprit d'analyse et de synthèse ;
• Capacité à prendre des initiatives et à s'impliquer dans son travail, à aller chercher l'information et à susciter la collaboration ;
• Compétence relationnelle, grande facilité en capacité d'écoute et d'échange, empathie ;
• Capacité à travailler en équipe, à collaborer et à partager des dossiers ;
• Disponibilité et flexibilité, notamment durant les périodes importantes de l'année scolaire ;
• Sens de l'accueil et du service ;
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Maîtrise des outils informatiques courants : Word, PowerPoint, Excel et Outlook.

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez elle ou lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants, adolescents et adolescentes.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions. 

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'500 collaborateurs et collaboratrices, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours.

L'organisation de l'activité peut s'effectuer dans le cadre de l'annualisation du temps de travail et l'horaire de travail est lié aux impératifs du service. Les vacances doivent se prendre sur les périodes des vacances scolaires.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération.

Il s'agit d'un contrat de durée déterminée de six mois.

Formation continue de l'enseignement secondaire II
Chemin de l'Echo 5A
1213 Onex