Assistante administrative ou assistant administratif

Le département des institutions et du numérique réunit des politiques publiques fondamentales pour la collectivité genevoise, en garantissant notamment l'ordre public et la sécurité de la population, ainsi qu'une transition numérique inclusive et innovante.

La direction juridique du secrétariat général a principalement pour mission d'apporter le soutien juridique à la Cheffe du département, aux membres du secrétariat général ainsi qu'aux directions générales des offices du département. S'inscrivent notamment dans ses tâches l'élaboration de projets législatifs et réglementaires, la représentation de l'Etat de Genève dans des procédures judiciaires et d'enquêtes administratives, la délivrance de décisions en matière de sécurité publique et en matière d'acquisition d'immeuble par des étrangers, la gestion de certaines professions juridiques ou assimilées (notaire, avocat, huissiers judiciaires, médiateur).

Dans le cadre de ces activités, la personne retenue aura pour mission de soutenir l'équipe au niveau administratif. Elle assurera également l'organisation et le suivi de certaines commissions officielles.

Plus spécifiquement, il/elle se verra notamment confier les activités suivantes:

- Traiter le courrier et les courriels entrants et sortants;

- Gérer les échéances et l'agenda pour le suivi des dossiers et des délais judiciaires;

- Rédiger des décisions ou autres documents sur la base de modèles préétablis;

- Rédiger de manière autonome des correspondances;

- Relire et mettre en forme divers documents;

- Tenir des procès-verbaux;

- Etablir et constituer des bordereaux et des chargés de pièces;

- Planifier les audiences et autres séances qui impliquent la convocation d'un tiers, en coordination avec les partenaires impliqués;

- Traiter les factures et notes de frais et en assurer le suivi.

Formation:

Niveau maturité professionnelle commerciale ou formation jugée équivalente, assortie d'une expérience au niveau d'un secrétariat de direction/d'état-major ou d'une étude d'avocats (au moins 5 ans).  

Compétences particulières:

• Connaissance des structures de l'administration cantonale et de leur fonctionnement;
• Parfaite maîtrise du français oral et écrit y compris la rédaction pour la formulation, mise en forme, correction (orthographe, grammaire);
• Capacité d'organisation et d'autonomie avérées;
• Esprit d'équipe;
• Sens des priorités;
• Polyvalence;
• Rigueur;
• Discrétion et confidentialité;
• Grande résistance au stress avec la capacité à gérer les sollicitations répétées et la mise sous pression par des délais impératifs;
• Aisance dans les contacts, bonne aptitude à la communication et sens de la diplomatie;
• Flexibilité au niveau des horaires de travail;
• Sens du service public.

Compétences bureautiques:

• Maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissances de Nova/Aigle un atout.

Intégrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'équité, la discrétion et l'esprit de collaboration, l'impartialité et la disponibilité; où l'égalité entre hommes et femmes est garantie.

Profiter de prestations sociales de qualité, développer des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficier de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du DIN.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet en utilisant le lien internet en bas de cette annonce.

Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.

En cas d'engagement, il sera nécessaire de fournir une preuve d'équivalence pour les diplômes étrangers.

Place de la Taconnerie 7