Directrice ou directeur logistique (Responsable logistique départemental-e)

La direction de l'organisation, de la sécurité de l'information et de la logistique (DOSIL) contribue à la mise en œuvre des politiques publiques du département des institutions et du numérique. Cette direction de support est rattachée au secrétariat général du département.

Dans ce cadre, nous recherchons un-e responsable logistique départemental-e qui devra dans le cadre de ses fonctions :

• Contribuer activement à l'élaboration de la stratégie départementale d’investissements, de gestion et de mise à disposition des infrastructures du bâti et non bâti (établissements pour la Police, Office cantonal de la détention, Office cantonal de la protection de la population et des affaires militaires, Office cantonal de la population et des migrations et Office cantonal des systèmes d'information et du numérique, programmation des transformations, suivi des rénovations etc.). Assurer la représentation du département auprès des partenaires et départements concernés.
• Conseiller les autorités du département et apporter une expertise de haut niveau en matière de gestion des infrastructures existantes, en matière d'évaluation et de gestion des nouveaux besoins en bâtiments. Évaluer les risques liés au domaine.
• Assurer que les principes de gestion de la logistique du DIN répondent aux besoins du département et au cadre fixé par les décisions du collège spécialisé de la logistique CSLOG. Veiller à l'élaboration des plans directeurs de la logistique du département, notamment pour la gestion des véhicules, des flux du courrier et des inventaires, validation des demandes de renouvellement métier des offices.
• Garantir que le département dispose des ressources logistiques nécessaires à son activité.
• Assurer l’audit, le reporting et le controlling pour son domaine.

Plus spécifiquement, en relation au domaine des bâtiments :

• Évaluer l'impact des priorités du DIN sur les infrastructures existantes et sur les besoins futurs en bâtiments.
• Effectuer les analyses des besoins prioritaires du DIN, en matière de locaux, mais également d'équipements, de transport et de support à la gestion des flux matériels et informationnels, d'accueil, de circulation et de sécurité du public et des usages et proposer au Conseiller d'Etat et au Secrétaire général une planification des investissements.
• En collaboration avec les offices, assurer la planification à court, moyen et long terme des investissements, le suivi des crédits de renouvellement et de rénovation ainsi que des dépenses et du budget.
• Veiller à ce que les projets actuels du DIN, ses besoins futurs en bâtiments et ses priorités soient correctement intégrés dans les plans d'urbanisme du Canton soumis par le DT (Département du territoire) pour l'OU office de l'urbanisme et l'OCBA office cantonal des bâtiments. De ce fait, le titulaire de la fonction est membre de la cellule de coordination des équipements, sites et bâtiments publics (CCESB), pilotée par l'OU.
• Au nom du DIN et en étroite collaboration avec les offices (principalement les directions d'infrastructure de l'OCD ou des bâtiments de la Police), conduire les travaux préparatoires menant à l'élaboration de PL de crédit d'étude et d'investissement, notamment au niveau de la définition des besoins, de l'évaluation des équipements et de l'exposé des motifs.
• Donner un préavis sur les demandes d'autorisation de construire et tous les dossiers liés à la logistique où le département est rapporteur ou co-rapporteur.
• Participer à l'identification des besoins nouveaux en locaux administratifs et spécialisés. A cet effet, conduire les analyses et travaux permettant d'identifier quelle sera la demande en locaux sur un horizon de 25 ans. Ces analyses doivent se faire en collaboration étroite avec la stratégie politique, les directions générales et le plan d'aménagement cantonal élaboré par le DT.
• Planifier, en collaboration avec le DT OCBA, les crédits-programmes concernant les transformations, rénovations lourdes et travaux d'assainissement dans tous les bâtiments occupés par le DIN.
• Veiller à ce que les travaux en cours dans des bâtiments DIN se déroulent conformément aux attentes, aussi bien du point de vue des délais que du cadre budgétaire. Le cas échéant, signaler tout manquement (malfaçons, risques, etc.), proposer des actions correctrices et les mettre en œuvre.
• Collaborer avec deux directions de l'OCBA (DTS, Gérance) pour la recherche et l'affectation de locaux et pour la gestion des locaux loués, au bénéfice du département.

En relation au domaine logistique :

• Piloter, au sein du DIN, la mise en œuvre du projet d'optimisation des locaux administratifs de l'Etat de Genève (OLEG devenues ORLO). Participation active dans la définition et mise en œuvre du concept de Smartoffice (travailler autrement et QVT (qualité de vie au travail)).
• Assurer la logistique du département, notamment dans les domaines du courrier interne, des inventaires des équipements mobiliers, du garde-meuble et des déménagements.
• Participer au collège spécialisé de la logistique de l'Etat (CSLOG), en veillant à exprimer les besoins spécifiques du DIN.
• Gérer l'ensemble des demandes des offices en matière de véhicules, le titulaire est le représentant départemental envers MOVE.
• Piloter la mise en œuvre et les actions spécifiques liées au développement durable (le titulaire est la personne de liaison du SME), touchant à l'occupation des locaux, à l'utilisation des énergies, aux choix des consommables, à la gestion des déchets et des polluants.
• Gérer l'ensemble des demandes des offices en matière de courrier postal, relations avec la poste. Le/la titulaire est représentant-e départemental-e envers la poste.
• Présider à ce titre la séance logistique départementale regroupant tous les répondants logistiques de chaque office.

En relation au domaine sécurité :

• Identifier les situations à risque dans le domaine des bâtiments.
• Valider l'organisation départementale dans le domaine de la prévention des risques et veiller à sa mise en œuvre.
• Participer, au nom du DIN, aux groupes de travail transversaux mis en place pour apporter des solutions à des problèmes à fort impact politique (ex. task force conventions incendie, MSST).
• Protéger les bâtiments DIN de manière à ce que la mission de sécurité puisse se faire dans les meilleures conditions. Participer aux actions de pilotage et aux travaux des groupes de travail transversaux de l'Etat.
• Accompagner les directions générales des offices à mettre en place l'organisation humaine permettant d’assurer une évacuation en cas d’incendie par exemple.

Formation :

Formation universitaire (niveau Master), complétée par une formation utile à la fonction, par exemple dans la conduite de projets, la logistique, la gestion financière et le suivi des investissements, la gestion des risques en entreprises, le facility management ou autre formation reconnue équivalente.

Vous disposez d'une expérience de 5 à 10 ans dans un poste similaire.

Compétences particulières :

Vous savez travailler en réseau et dynamiser les équipes avec lesquelles vous collaborez. Au bénéfice d'une vision globale des thématiques liées à votre domaine, vous savez établir des priorités, fixer des objectifs clairs, de même que proposer des améliorations et des innovations.

Vous avez un fort un esprit d'équipe et de l'entregent, une bonne capacité d'anticipation, un excellent esprit d'analyse et de synthèse et de simplification ainsi qu'une grande rigueur et précision dans la conduite des missions confiées.

Des compétences en gestion de projets, en pilotage du changement et en coordination interservices devront être confirmées par une expérience solide en lien avec des projets complexes.

Vous avez l’expérience d’avoir travaillé pour des clients exigeants, faites preuve de rigueur, d’intégrité et d’éthique.

Vous traitez les données et les informations avec une confidentialité et une discrétion absolue.

Connaissances spécifiques :

• Des connaissances de l'administration cantonale constituent un atout.
• Maîtrise parfaite de la langue française et excellente capacité rédactionnelle.
• Maîtrise des logiciels bureautiques standards fonctionnant sous Windows.

Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'équité, la discrétion et l'esprit de collaboration, l'impartialité et la disponibilité; où l'égalité entre hommes et femmes est garantie.

Vous profiterez de prestations sociales de qualité, développer des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficier de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du DIN.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de ce message.

Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération.

Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.

En cas d'engagement, il sera nécessaire de fournir une preuve d'équivalence pour les diplômes étrangers.

Rue Henri-Fazy 2