Assistant-e de direction - CDD 12 mois

Rattaché-e directement au directeur général de l'office cantonal de la population et des migrations, le-la titulaire devra :

• gérer de manière autonome les tâches administratives et le secrétariat complet du directeur général;
• préparer, gérer et assurer le suivi de dossiers spécifiques et complexes;
• tenir l'échéanchier des tâches confiées par la direction générale aux directions opérationnelles et transversales de l'office;
• gérer l'agenda et la prise des rendez-vous et accueillir les visiteurs;
• planifier et organiser la logistique des réunions de direction et des commissions auxquelles participe le directeur général, prendre les procès-verbaux et en assurer le suivi auprès des divers parties prenantes;
• assister le directeur général dans ses activités liées à des commissions extra-cantonales;
• suivre les dossiers spéciaux confiés par le directeur général en les alimentant des éléments nécessaires figurant dans les notes de synthèse et les rapports correspondants;
• entretenir les relations avec les partenaires internes et externes et veiller à leur bon développement.

Formation :

• Maturité professionnelle, ou brevet fédéral d'assistante de direction
• Expérience confirmée de 5 ans minimum dans un poste avec responsabilités et autonomie similaires;

Compétences particulières caractérisant le poste :
Le poste implique d'appliquer les procédures et directives liées aux activités de la Direction générale de l'OCPM, d'organiser des échanges d'informations et/ou de documents avec les différents services de l'Etat, la Confédération (SEM) et différents partenaires externes, de fixer et de négocier les rendez-vous du directeur général, d'organiser et de gérer les urgences et changements de priorités. Une grande flexibilité est attendue du-de la titulaire.

Connaissances spécifiques :
Bonne connaissance de l'administration, excellent niveau rédactionnel, très bonne communication, excellente organisation, sens des responsabilités et des priorités, esprit d'initiative, grande disponibilité, adaptabilité parfaite discrétion, sens du contact et entregent. Une bonne maîtrise de l'anglais ou de l'allemand est vivement souhaitée.

Intégrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité ; où l'égalité entre hommes et femmes est garantie.

Profiter de prestations sociales de qualité, développer des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficier de possibilités d'évolution tout au long de son parcours au sein du DIN.

Il s'agit d'un poste auxiliaire de 12 mois.

Seuls les dossiers de candidature déposés par le biais du lien ci-dessous seront étudiés.
Les dossiers incomplets ou reçus par un autre biais ne seront pas traités.

Un extrait du casier judiciaire et du registre des poursuites et faillites seront systématiquement demandés à la fin du processus de recrutement.

Office cantonal de la population et des migrations
Route de Chancy 88
1213 Onex