[Parole d'expert] L'agilité, plus qu'une méthode, un état d'esprit

Pourquoi vous êtes-vous lancé dans l'agilité?

Initialement, je me disais que c'était une tendance, un effet de mode sans doute passager. Puis, j'ai reçu des retours d'expériences positifs de mes collègues, je voyais bien que l'agilité faisait son chemin dans le monde des systèmes d'information et j'ai commencé à m'y intéresser de plus près. 

Au mois de juin 2018, une première opportunité s'est présentée avec la création d'un nouveau service. Par conséquent, toute l'organisation était à construire. Ma première expérience avec l'agilité a été comme une révélation. Ses valeurs et ses principes m'ont plu et j'étais persuadé que cette manière de travailler était efficiente. En 2019, un programme conséquent démarrait et la gouvernance a été repensée avec les principes de l'agilité. 

Sans l'adhésion de l'équipe et le soutien de notre directeur, rien n'aurait été possible. 

Quels étaient vos objectifs?

Les principaux objectifs étaient :

• de gérer les projets et le cycle de vie des applications plus efficacement (meilleure maîtrise budgétaire, respect des plannings et des délais, gestion du périmètre évolutif)
• d'améliorer la satisfaction client

L'agilité, c'était aussi une opportunité en or d'adapter notre culture :

• mettre en place une bonne dynamique en facilitant la collaboration, au sein de l'équipe, mais également avec nos clients
• se concentrer sur ce qui apporte le plus de valeur
• instaurer une relation de confiance avec nos clients
• adapter la façon de manager (vers le "manager facilitateur")

Concrètement, comment mettez-vous en œuvre la méthode Agile?

Ce n'est pas qu'une méthode, c'est aussi et surtout un état d'esprit.

A mon sens, il y a une règle majeure à respecter : ne pas mettre de l'agilité à toutes les sauces. Au début de chaque projet, il faut se poser les questions suivantes : "cela en vaut-il le coup ?", "quels sont les bénéfices ?", "quelle technique est la plus adaptée ?". 

Aujourd'hui, nous menons des projets soit en mode Scrum, soit en mode Kanban. 

• Scrum est bien adapté pour les projets de création de nouvelles solutions et/ou avec une équipe de développement interne.
• Kanban est mieux adapté pour les projets d'évolutions sur des systèmes existants.

Dans le cadre de la gestion du cycle de vie des applications, les gestionnaires de services utilisent des tableaux Kanban pour suivre les activités. Ils les priorisent et les planifient avec leur correspondant métier.

Notre service gère un portefeuille de demandes déposé par 6 entités différentes; nous les priorisons régulièrement. La méthode de priorisation utilisée est basée sur la technique du "coût du retard".

Nous évaluons la valeur de la demande selon 3 axes : valeur métier, impact du retard, risques/opportunités SI. Nous la pondérons par le coût de sa réalisation, mais aussi par sa criticité si elle présente des aspects légaux.

La priorisation se déroule sous la forme d'un atelier. Chaque demandeur présente ses requêtes. Les participants demandent des précisions, puis votent (poker planning). En fonction des écarts, des clarifications sont demandées, puis un nouveau vote est émis.

Les avantages de cette méthode sont que les enjeux et les niveaux de priorité sont partagés puis acceptés par tous les demandeurs. Le consensus est alors atteint rapidement.

Et en période de COVID-19?

Les projets se sont déroulés à peu de choses près selon les plans prévus. La méthodologie Agile a sans doute facilité les choses (via les cérémonies et le management visuel). C'est tout particulièrement grâce aux moyens de travail à distance que nous avons constaté que l'agilité fonctionnait aussi très bien en télétravail.

Qu'avez-vous constaté comme bénéfices?

• Une meilleure maîtrise des coûts/délais/périmètres pour les projets
• Une relation de confiance instaurée avec nos clients (satisfaction, transparence, le client est membre de l'équipe projet, livraisons plus fréquentes)
• Des équipes plus motivées (responsabilisation, autonomie)
• Une priorisation par la valeur métier
• Une meilleure visibilité sur le cycle de vie des applications

Et comme contraintes?

Les projets en mode Scrum sont rythmés et les cadences sont souvent soutenues. Il faut apporter une attention particulière au bien-être de l'équipe, se réserver des moments pour souffler. Ce qui n'est pas toujours évident quand des projets avec des échéances légales fermes s'enchaînent, comme c'est le cas pour notre équipe depuis près de 2 ans.

Un dernier mot pour la fin?

L'agilité change positivement la donne dans la manière de travailler, un nouvel état d'esprit se crée basé sur la collaboration et les relations de confiance. Et vous, êtes-vous prêts à tenter l'expérience?

Cet article a été rédigé par Fabien Pellegrini, responsable de service à l'OCSIN.