La formalisation du dispositif de prévention des risques professionnels est nécessaire et utile pour les raisons suivantes :
- apporter la preuve par écrit que vous répondez aux exigences légales en matière de RPS
- clarifier le fonctionnement de votre entreprise sur le sujet vis-à-vis de votre personnel, de manière uniforme
- ancrer le système de prévention dans le fonctionnement de votre entreprise et l’appliquer de manière systématique, ce qui augmente son efficacité
- pérenniser et améliorer le fonctionnement global de l’entreprise.
Que formaliser ?
Il s'agit de formaliser les éléments suivants. Cette liste n'est pas exhaustive :
- Engagement explicite de l'employeur (déclaration de principe)
- Définition et analyse d'indicateurs pertinents
- Définition claire des rôles, des tâches et des responsabilités dans l'entreprise
- Formation de la direction et des cadres
- Identification systématique des dangers et des facteurs de risques psychosociaux
- Mise en place de mesures spécifiques agissant sur les causes des risques
- Réflexion continue sur l’organisation de travail favorable à la protection de la santé
- Participation du personnel, information et formation
- Procédure claire de prévention et de gestion des risques
- Mise en place d'un suivi du système de prévention en analysant les mesures et leurs effets
Ces éléments peuvent être décrits dans le règlement d'entreprise s'il existe, des directives, un manuel en matière de santé et sécurité au travail, ou encore un concept MSST.
Le degré de formalisation nécessaire varie selon la taille de l'entreprise et le type de dangers concernés. Vous pouvez vous référer à la directive MSST.
1. Engagement explicite de l'employeur (déclaration de principe)
Il s'agit de formaliser le fait que vous vous engagez en faveur d’un environnement de travail respectueux et d'une organisation de travail protégeant la santé et l'intégrité de votre personnel. Indiquez clairement la responsabilité de l'employeur dans ce domaine et les moyens mis en œuvre dans l'entreprise pour prévenir les risques.
Ces éléments figurent généralement au point 1 du concept de santé et sécurité de l'entreprise, selon la directive MSST.
2. Définition et analyse d'indicateurs pertinents
Il s'agit de mettre en place et d'analyser régulièrement un certain nombre d'indicateurs clés en matière de risques psychosociaux, par exemple sous forme de tableaux de bord relatifs aux :
- absences maladie
- absences accidents
- rotation de personnel (turnover)
- heures supplémentaires effectuées
- nombre de réclamations internes et externes
- etc.
Ces tableaux de bord peuvent être structurés en fonction des différents métiers/fonctions/secteurs de l'entreprise. L'objectif est de pouvoir identifier, le cas échéant, l'émergence de problématiques psychosociales au sein de certains groupes/secteurs de l'entreprise. Le suivi dans le temps de ces indicateurs est essentiel.
Ces éléments figurent généralement au point 1 du concept de santé et sécurité de l'entreprise, selon la directive MSST.
3. Définition claire des rôles, des tâches et des responsabilités dans l'entreprise
Il s'agit de définir clairement les rôles/tâches/responsabilités des différents acteurs de l'entreprise, en matière de prévention des risques professionnels, comprenant les risques psychosociaux.
- employeur
- cadres
- employés
- personne de contact en matière de santé-sécurité
- comité santé-sécurité
- personne de confiance interne et/ou externe
- spécialiste MSST.
Cela peut être formalisé dans les cahiers des charges, l'organigramme de l'entreprise, et dans le concept de santé et sécurité au travail, selon la directive MSST.
L'objectif est de clarifier et répartir les tâches des uns et des autres, à la fois :
- au niveau de la réalisation du travail : qui fait quoi de manière générale ?
- au niveau du système de prévention : qui fait quoi dans le dispositif de prévention des risques ?
Ces éléments figurent généralement au point 2 du concept de santé et sécurité, selon la directive MSST.
4. Formation de la direction et des cadres
Il s'agit, pour chacun de ces deux acteurs clés de la prévention :
- d'acquérir des connaissances reconnues en matière de prévention des RPS
- de connaître ses responsabilités ainsi que ses possibilités d'action
Ces éléments figurent généralement au point 3 du concept de santé et sécurité, selon la directive MSST.
5. Identification systématique des dangers et des facteurs de risques psychosociaux
Il s'agit d'identifier :
- les dangers potentiels et présents dans l'entreprise de manière générale ainsi que les facteurs de risques psychosociaux
- les conditions d'exposition des salariés à ces risques (lieu, circonstances d'exposition, nombre de personnes concernées, etc.)
- pour chaque danger identifié, les mesures de prévention existantes et les mesures d'amélioration à mettre en place.
L'identification des dangers et des facteurs de risques psychosociaux doit être réalisée avec :
- le soutien de spécialistes reconnus / personnes compétentes
- la participation du personnel.
Elle doit être réalisée pour l'ensemble de l'entreprise, sur la base d'un découpage préalable, par unité de travail ou secteur de l'entreprise par exemple. Elle doit tenir compte du travail réel, c’est-à-dire du travail tel qu'il se réalise réellement sur le terrain, tenant compte des contraintes et des imprévus propre à toute situation de travail.
Ces éléments figurent généralement au point 5 du concept de santé et sécurité, selon la directive MSST.
6. Mise en place de mesures spécifiques agissant sur les causes
Pour chacun des dangers et facteurs de risques identifiés, il s'agit de définir les mesures de prévention concrètes et adéquates à mettre en place. Par exemple :
- ajustement des horaires de travail
- meilleure répartition de la charge de travail dans une équipe
- plus grande autonomie pour les collaboratrices et les collaborateurs
- mise en place de "temps morts" pour faire face aux imprévus
- amélioration du système de communication au sein de l'entreprise ou entre services
- renforcement des compétences du personnel, par exemple lorsque les tâches demandées évoluent
- meilleure consultation du personnel, en prévoyant des discussions sur le travail, par exemple des discussions d'équipes, des colloques interdisciplinaires
- mise à disposition de lieux et de temps de discussion sur le travail, formels ou informels, notamment pour remonter le difficultés de terrain
- définition de critères de qualité communs sur le "travail bien fait"
- amélioration de la reconnaissance au travail
- etc.
Les mesures doivent être formalisées par le biais d'une planification des mesures, incluant :
- les actions correctives à mettre en place
- les responsables de leur mise en oeuvre
- les délais d'exécution.
Types de mesures à mettre en place en fonction de leur hiérarchie
Le type de mesures choisies pour prévenir au mieux les dangers peuvent concerner les 3 niveaux de prévention suivants. Cependant, il est important de privilégier les mesures de prévention primaire, qui permettent d'agir sur les causes des problèmes.
- Prévention primaire : elle vise à garantir des conditions de travail favorables à la protection de la santé de l'ensemble du personnel. Ces conditions permettront d'éviter l'émergence de risques psychosociaux (stress, burnout, conflits, harcèlement, discrimination, etc.).
- Prévention secondaire : l'objectif est de minimiser les effets des situations déjà présentes et de rétablir des conditions de travail adaptées.
- Prévention tertiaire : elle vise à éviter que l'état de santé des personnes concernées ne se détériore et que ces dernières puissent, le cas échéant, reprendre son travail.
Les mesures individuelles ne suffisent pas
Certaines entreprises pensent lutter contre les risques psychosociaux mais se limitent à des mesures individuelles pour en atténuer les dégâts, par exemple des formations à la gestion du stress, à la gestion des conflits, etc.
Or, ces actions sont insuffisantes car elles n'ont pas de réelle portée préventive, même si elles sont proposés régulièrement. Si l'organisation et les conditions de travail ne sont jamais remises en cause et que les seules actions de prévention portent sur le comportement des employés, ou leurs compétences, cela revient à nier l’influence déterminante des conditions de travail sur l’apparition des risques psychosociaux.
Gestion des conflits et médiation
Des procédures de médiation sont souvent proposées en entreprise lorsque le problème se présente comme un conflit entre personnes. Or, tel qu'expliqué plus haut, très souvent les conflits au travail, tout comme les phénomènes de harcèlement ou de discrimination, trouvent leur origine dans l'organisation même du travail et les modes de management.
Dans ce genre de situation, faire intervenir un médiateur professionnel proposant une démarche uniquement centrée sur les aspects relationnels ne permettra pas de remonter aux causes organisationnelles du conflit.
Une analyse du travail et de son organisation reste nécessaire pour comprendre les origines des conflits / du harcèlement / du phénomène de discrimination au sein du travail.
Par exemple :
- Observe-t-on des objectifs de travail irréalisables, un manque de clarté des tâches, une non-définition des comportements inadaptés, un laisser-faire dans l'entreprise face aux comportements inadaptés, etc. ?
- Le style de management crée-t-il de la concurrence au sein des équipes ?
Ces éléments figurent généralement au point 6 du concept de santé et sécurité, selon la directive MSST.
7. Réflexion continue sur l’organisation de travail favorable à la protection de la santé
Mettre en place et maintenir des lieux et des temps prévus spécifiquement pour discuter du travail en collectif (séances de coordination, réunions interdisciplinaires, etc.) est un moyen efficace d'ajuster l'organisation du travail en fonction des contraintes dans un environnement en constant changement.
La réflexion doit porter sur l'organisation et les conditions de travail en général. Elle vise à discuter des contraintes de terrain et des difficultés vécues par le personnel dans l'exercice de son activité au quotidien.
Ces éléments figurent généralement aux points 2 et 8 du concept de santé et sécurité, selon la directive MSST.
8. Participation du personnel, information et formation
Garantir la participation du personnel à l'identification des dangers et aux choix des mesures est crucial. Cela revient également à l'intégrer aux discussions sur le travail tel que décrit ci-dessus.
L'information du personnel est tout aussi essentielle. Le personnel doit en effet être informé sur de nombreux points tels que l'engagement de l'employeur, la présence de dangers pour sa santé et sa sécurité, les mesures en place pour les prévenir, les tâches des uns et des autres au sein de l'entreprise, l'organisation mise en place dans l'entreprise pour la prévention des risques professionnels et des risques psychosociaux, etc. Ces éléments doivent en effet être clairs et connus de toutes et tous.
Former son personnel aux moyens de prévention, et notamment aux procédures, est tout autant nécessaire afin qu'il puisse adopter des comportements sécuritaires adaptés.
Ces éléments figurent généralement au point 9 du concept de santé et sécurité, selon la directive MSST.
9. Procédure claire de prévention et de gestion des risques psychosociaux et de protection de l'intégrité personnelle
Il s'agit d'élaborer une "procédure de gestion et de prévention des risques psychosociaux" incluant l'ensemble des problèmes tels que stress, burnout, conflits, violence, harcèlement, discrimination. Cette procédure doit décrire clairement la marche à suivre par les collaboratrices et les collaborateurs lorsqu'ils y sont confrontés.
Le document doit impérativement contenir :
- une déclaration de principe sur la tolérance zéro dans l'entreprise en matière d'atteintes à l'intégrité personnelle (harcèlement, discrimination, violence)
- une description des notions abordées : définition du stress, du conflit, des risques psychosociaux, du harcèlement sexuel et moral, de la discrimination, de la violence, des comportements inacceptables et non tolérés
- les moyens d'action en cas de problème : à qui s'adresser pour alerter du problème et y trouver une solution :
- dans l'entreprise : par exemple, supérieur hiérarchique, ressources humaines, direction, personne de confiance interne, représentation du personnel
- en dehors de l'entreprise : par exemple, personne de confiance externe
- pour chaque acteur désigné dans ce contexte, son rôle, ses modalités d'action et la confidentialité liée à la démarche.
La procédure ainsi que les coordonnées des instances internes et externes à qui faire appel doivent être connues par l'ensemble du personnel et mises à disposition de manière continue sans devoir passer par la hiérarchie.
Quelles que soient les personnes désignées à qui l'on peut faire appel, l'employeur demeure responsable de la gestion de ces problématiques et du maintien de conditions de travail favorables.
Ces éléments figurent généralement au point 9 du concept de santé et sécurité, selon la directive MSST.
10. Mise en place d'un suivi du système de prévention en analysant les mesures et leurs effets
Il est nécessaire de vérifier régulièrement le système de prévention mis en place. Cela s'inscrit dans une démarche d'évaluation continue, qui inclut l'évaluation des situations de travail et la mise en place d'ajustements au quotidien. L'objectif est de garantir la protection de la santé au travail et le bon fonctionnement de l'entreprise sur la durée.
Ces éléments figurent généralement au point 9 du concept de santé et sécurité, selon la directive MSST.