Profils du mois de juin 2018

Type de publication:
Date de publication:
28 juin 2018
Profils du mois de juin 2018
Profils du mois de juin 2018
Votre futur-e collaborateur-trice dans le secteur administratif ?

Priscila Andrea Katia Aicha Daniel Nadine

L' un ou l'autre de ces talents vous intéresse ?
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E-mail : yves.gilomen@etat.ge.ch
Téléphone : 022 388 10 17

 

Priscila

Fonction : assistante administrative

5 compétences principales

  • Gestion et maîtrise complète d'un secrétariat
  • Contrôle et suivi des paiements et enregistrements bancaires
  • Maîtrise des logiciels MS Office et Smarltex
  • Esprit méthodique, de synthèse, d'analyse et d'initiative
  • Sens de la confidentialité et de la discrétion

Langues

Français => parlé et écrit : langue maternelle
Anglais => parlé et écrit :  très bonnes connaissances
Italien => parlé et écrit : connaissances de base

Réalisation professionnelle importante

Lors de ma dernière expérience professionnelle au sein d'une Etude d'avocats, j'ai pris conscience que la gestion administrative liée au suivi de l'ensemble des dossiers clients était trop longue et lourde d'un point de vue informatique (nombreux doublons). J'ai alors proposé une solution rassemblant toutes les informations utiles et nécessaires grâce à l'exploitation d'un seul et même logiciel. Ma hiérarchie ayant approuvé ma proposition, je me suis vu confier toute la gestion informatique des dossiers clients afin de les compléter, de simplifier leur accessibilité et, surtout, de faire gagner un temps précieux aux avocats. Forte de ce succès, j'ai été ensuite désignée pour assurer toutes les modifications informatiques pouvant augmenter tant la qualité du traitement global des dossiers que l'efficacité des informations circulant dans cette Etude.

Pour en savoir plus
LK

 

Andrea

Fonction : employé de commerce

5 compétences principales

  • Gestion des comptes des réseaux sociaux d'une entreprise
  • Bonnes notions comptables (facturation et petites écritures)
  • Tenue rigoureuse des agendas (prise et confirmation des rendez-vous)
  • Polyvalent et grande capacité d'adaptation
  • Très bonne résistance au stress

Langues

Français => parlé et écrit : langue maternelle
Italien => parlé et écrit : 2e langue maternelle
Anglais => parlé et écrit :  très bonnes connaissances
Espagnol => parlé et écrit : bonnes connaissances
Japonais => parlé et écrit : connaissances de base

Réalisation professionnelle importante

Lors de mon année de stage de maturité au sein d'un family office, j'ai effectué, en collaboration avec mon supérieur, un énorme travail de recherche et de réajustement de la TVA des différents montants qu'avait encaissés ce family office durant les 5 dernières années. Une fois réalisé, ce très long et rigoureux travail a suscité la pleine satisfaction de mon employeur qui a relevé la qualité de mon investissement.
Pour en savoir plus
LK

 

Katia

Fonction : assistante administrative

5 compétences principales

  • Responsabilité et développement d'un portefeuille de clients confié dans le domaine de l'assurance
  • Tarification et établissement d'offres pour les courtiers

  • Correspondance générale auprès de tout type de destinataires

  • Sens de l'accueil et maîtrise d'un standard téléphonique
  • Etablissement de visa de retour et attestations de résidence

Langues

Français => parlé et écrit : langue maternelle
Portugais => parlé et écrit : 2e langue maternelle
Anglais => parlé et écrit :  très bonnes connaissances
Espagnol => parlé et écrit : bonnes connaissances
Allemand => parlé et écrit : connaissances de base

Réalisation professionnelle importante

Suite à la demande d'un important client souhaitant renouveler et revoir les conditions de tout son portefeuille (contrats privés et professionnels) auprès de l'assurance pour laquelle je travaillais, l'assistante de direction m'a chargée de renouveler tous ces contrats aux meilleures conditions sur le long terme et d'adapter les anciens aux nouvelles conditions générales d'assurances en vigueur. Cette délicate responsabilité a impliqué que je trouve rapidement des solutions adéquates afin de réduire les coûts sur certains contrats tout en ne générant aucune perte financière pour mon employeur. Grâce à mon sens avéré de l'organisation, de la précision et des priorités, j'ai su relever ce défi et obtenu l'entière approbation de ma hiérarchie.
Pour en savoir plus
LK

 

Aicha

Fonction : secrétaire

5 compétences principales

  • Suivi et archivage rigoureux des dossiers/rapports
  • Excellente gestion et organisation des plannings et du travail
  • Grande résistance au stress
  • Autonomie et sens des responsabilités dans les tâches confiées
  • Capacité d'apprentissage rapide

Langues

Français => parlé et écrit : langue maternelle
Anglais => parlé : bonnes connaissances / écrit : connaissances de base

Réalisation professionnelle importante

Pendant près de 5 ans, j'ai été principalement rattachée au service de la Maternité des Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG). Renseigner, rassurer et enregistrer administrativement tous types de patientes avant consultation ou hospitalisation ou encore coordonner le travail avec les différents services des HUG m'a permis de développer mon sens du contact et de l'accueil. Cela m'a surtout appris à dompter professionnellement un stress omniprésent lié à cet environnement. Mon sens de l’organisation et des priorités se devaient également d'être des plus performants afin de répondre rapidement à toutes les demandes des médecins. Au vu de mon expérience et de mes capacités, je me suis vu confier, lors de mon dernier emploi aux HUG, la gestion administrative d'un tout nouveau service de consultations dédié à la remise en forme de femmes atteintes d'un cancer.
Pour en savoir plus
LK

 

Daniel

Fonction : employé de commerce

5 compétences principales

  • Très bonne capacité rédactionnelle
  • Organisation de conférences et orateur expérimenté (80 - 100 personnes)
  • Administration rigoureuse des stocks de consommables et gestion régulière des inventaires
  • Grand sens de l'écoute
  • Force de proposition organisationnelle

Langues

Français => parlé et écrit : langue maternelle
Portugais => parlé et écrit : 2e langue maternelle
Anglais => parlé et écrit : bonnes connaissances
Italien => parlé et écrit : bonnes connaissances

Réalisation professionnelle importante

En arrivant dans le département pour lequel je travaillais, j’ai rapidement remarqué qu’il y avait un gros problème lié au système de classement utilisé car chaque collaborateur appliquait sa propre méthode. Ce manque de rigueur générait une perte de temps systématique et conséquente, certains documents tels que des factures se trouvant même égarées ! C'est alors que sur mon temps libre, j'ai pris l'initiative de créer un nouveau système de classement simple et logique qui a d'emblée rencontré l'adhésion de tous. J'ai effectué l'ensemble des changements nécessaires dans la même semaine et leurs bénéfices se sont traduits par la fluidification instantanée du classement pour l'ensemble des documents.
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LK

 

Nadine

Fonction : secrétaire comptable/de direction

5 compétences principales

  • Excellentes capacités rédactionnelles
  • Esprit de synthèse et d'analyse très développé
  • Gestion administrative complète d'une PME
  • Très bonnes connaissances comptables
  • Très bon sens relationnel et apte à gérer une petite équipe

Langues

Français => parlé et écrit : langue maternelle
Anglais => parlé et écrit :  très bonnes connaissances
Allemand => parlé et écrit : connaissances de base
Italien => parlé et écrit : connaissances de base

Réalisation professionnelle importante

Engagée en tant que responsable administrative et logistique au sein du Festival de la Bâtie, ce travail exigeant m'a demandé pendant plus de 6 mois, une disponibilité 7/7 j. et 24/24h. Ce poste ayant été précédemment occupé par la même personne pendant 7 ans, j'ai dû recréé un climat de confiance auprès de tous les prestataires et me familiariser avec de nombreuses responsabilités qui m'étaient encore inconnues telles que : recruter du personnel, renégocier tous les budgets, organiser des conférences de presse ou encore établir un planning quotidien des tâches, les attribuer puis les superviser. Ayant été le contact de référence pour toutes les compagnies invitées au festival, j'ai également dû faire face à de multiples demandes imprévues parfois même peu conventionnelles. Le festival s'étant révélé comme une grande réussite dès la première année de ma prise de fonction, j'ai eu l'énorme satisfaction de voir tous mes efforts récompensés.
Pour en savoir plus
LK

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