secrétaire 3

Le département de l'économie et de l'emploi (DEE) contribue à la diversité et à l'équilibre du tissu économique local, ainsi que du marché de l'emploi. Il lutte de manière durable contre le chômage, promeut les conditions légales de travail et stimule l'entrepreneuriat, ainsi que l'innovation socialement responsables.

Dans ce contexte, la direction administrative du secrétariat général du département recherche une personne dynamique pour assurer l'accueil visiteurs et téléphonique du secrétariat général du département, ainsi que le secrétariat de la cellule communication.

La personne, placée sous l'autorité de la directrice administrative et des ressources humaines, aura pour mission, entre autres, de :

• Garantir l'accueil des visiteuses et visiteurs internes et externes de la conseillère d'Etat et de tout le secrétariat général (SG);
• Gérer la ligne de service du secrétariat général comprenant le filtrage des appels, la prise de messages détaillés, la capacité de renseigner directement les personnes, ainsi que l'orientation vers les directions et membres du personnel compétents;
• Traiter et assurer le suivi du courrier de la conseillère d'Etat et du SG;
• Gérer les activités logistiques du SG;
• Assurer le rôle de répondante ou répondant archives du secrétariat général.

Pour la cellule communication :

• Apporter un soutien administratif à la cellule communication;
• Tenir à jour l’agenda communication du département pour assurer le suivi des événements à court et moyen terme;
• Préparer des dossiers de presse;
• Publier des documents sur notre site intranet.

La ou le titulaire peut être chargé par sa hiérarchie d'effectuer, d'une manière sporadique, des travaux étrangers à sa fonction dans la mesure où l'activité exigée est en rapport avec ses aptitudes, ses connaissances professionnelles et sa situation.

• CFC d'employée ou employé de commerce assorti d'une formation complémentaire ou équivalent
• 3 à 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire
• Bonne connaissance de l'administration cantonale et de l'environnement politique genevois
• Bonne connaissance des outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
• Anglais et/ou Allemand un atout
• Excellente expression orale et sens du contact avec les usagères et usagers ou partenaires
• Sens aigu de l'organisation, des priorités et des responsabilités
• Sens de l'éthique, diplomatie, discrétion
• Bonne capacité d'anticipation et d'initiative
• Résistance au stress, grande disponibilité
• Polyvalence, curiosité et créativité
• Autonomie, rigueur et précision
• Esprit d'équipe

Intégrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité; où l'égalité entre femmes et hommes est garantie.

Profiter de prestations sociales de qualité, développer des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficier de possibilités d'évolution.

Le taux d'activité de 50% est réparti sur tous les matins de la semaine.

Place de la Taconnerie 7 - 1204 Genève