Commis-e administratif-ve 4

Le secteur télématique de l’office cantonal de la protection de la population et des affaires militaires (OCPPAM) est chargé de la coordination des moyens télématiques de la protection de la population sur le canton. Il développe, conceptualise et assure la mise en place de solutions d'infrastructures permettant de garantir l'alarme à la population, l'alarme aux intervenants, la radiocommunication et l’échange de données. Il assure également l’acquisition, la gestion et la programmation des moyens utilisés. Ces activités sont liées aux besoins télématiques de l'OCPPAM et des entités activent dans le domaine de la protection de la population, en particulier les sapeurs-pompiers et la protection civile dont l'office assure également le contrôle.

Le/la titulaire devra dans ce cadre assurer le secrétariat et la gestion administrative du secteur. Il/elle assurera la création et la mise à jour de bases de données et procédera également à des acquisitions et des demandes d'offres en coordination avec les membres techniques du secteur.  Il/elle assurera des missions logistiques et de suivi d'activité et assistera le secteur dans l'application de processus de contrôle et de répartition de moyens et de ressources.

Le/la titulaire devra principalement :

• Assurer la création, la mise à jour, le classement et l'archivage des documents et fichiers utiles au secteur (présentations, courriers, documents, bases de données, etc…) ;
• Réaliser ou corriger les procès-verbaux de séances et assurer la mise à jour des tableaux de suivi des missions et des échéanciers ;
• Assurer la relecture et la rédaction des rapports d’inspections réalisées par les collaborateurs du secteur ;
• Assurer le suivi et la classification des demandes de notes de frais ainsi que des demandes de déplacements du secteur ;
• Renseigner les clients, partenaires, administrés au téléphone et au bureau et assurer la prise en charge des demandes ;
• Assurer le suivi des boîtes génériques d'e-mail du secteur et le suivi du traitement des demandes par les intéressés ;
• Coordonner des rendez-vous réserver des salles ;
• Assurer la planification de collaborateurs à différents tests et à un service de piquet ;
• Planifier les interventions techniques avec des propriétaires immobiliers et produire les documents utiles ;
• Assurer les commandes de matériel selon les procédures en place ;
• Assurer les besoins de matériel bureautique du secteur et gérer l'économat ;
• Assurer le suivi des stocks et soumettre les bilans financiers utiles ;
• Assurer le processus de traitement des factures, bulletins de livraison et bons de commandes du secteur ;
• Assurer l'extraction des alarmes opérationnelles et les premières étapes de suivi des demandes de dysfonctionnement ;
• Participer à des tâches de contrôle réalisées par le secteur ;
• Assurer l'administration et le suivi des échéanciers dans le cadre de l'organisation annuelle du test d'alarme à la population ;
• Assurer l'accès à des sites selon les besoins du secteur ;
• Centraliser les demandes de véhicule du secteur ;
• Remettre du matériel aux entités et assurer le processus administratif inhérent ;
• Apporter ou récupérer sur demande du matériel auprès de centres de maintenance ou fournisseurs;
• Participer à l'envoi ou la réception de paquets pour les besoins du secteur. Assurer des vérifications liées au dédouanement.

• Maturité professionnelle commerciale, CFC ou diplôme d'employé/d'employée de commerce ou formation jugée équivalente ;
• Formation ou expérience de 3 ans dans un poste administratif orienté dans un domaine technique.

Compétences particulières :

• Intérêt certain pour les questions relatives à la protection de la population ;
• Démontrer une faculté à étendre son spectre d'intérêts sur plusieurs disciplines ayant pour point commun la protection de la population ;
• Aptitude avérée et expérience confirmée en prise de notes et rédaction de procès-verbaux ;
• Connaissance de l'administration cantonale ;
• Bonnes capacités de communication ;
• Rigueur dans la gestion des bases de données ;
• Dynamique, motivé-e, sérieux-se, organisé-e, ouvert-e et esprit d'équipe.

Compétences bureautiques :

• Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (MS Office), en particulier Word, Excel et PowerPoint.

Connaissances spécifiques :

• Maîtrise du français, parlé et écrit ;
• Bonnes connaissances de l'allemand souhaitées.

Particularité

• Permis de conduire voiture souhaité;

Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité; où l'égalité entre hommes et femmes est garantie.

Vous profiterez de prestations sociales de qualité, développerez des compétences grâce à une offre de formations continues importante et variée, et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du DSPS.

Les offres étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de ce message.

Seules les candidatures complètes et transmises par ce biais seront prises en considération.

Chemin du Stand 4
1233 Bernex