Secrétaire 2 (auxiliaire pour 8 mois)

Date de publication
13 mai 2022
Rémunération
Taux d'activité
100%
Type de contrat
Contrat à durée déterminée
Délai d'inscription
26.05.2022
Entrée en fonction
01.07.2022

Votre mission

Le secrétariat général seconde la conseillère d'Etat dans la direction et l'administration du département, en veillant à l'exécution des décisions de la cheffe du département et du Conseil d'Etat. Il participe à la définition des stratégies du département et coordonne les activités opérationnelles des différents services transversaux et directions de support qui lui sont directement rattachés.

Dans ce cadre et rattaché/e à la secrétaire générale, la ou le  titulaire a  pour principales missions de/d' :

  • Répondre à la ligne générale du secrétariat général du DIP (ci-après SG).
  • Assurer l'accueil et répondre aux demandes au guichet de la réception du bâtiment 6 Hôtel-de-Ville.
  • Traiter le courrier du secrétariat général à l’aide de l’outil Aigle.
  • Assurer les tâches administratives et logistiques liées au fonctionnement de la réception du secrétariat général du DIP, des réservations des salles et à la gestion du bâtiment.
  • Promouvoir et veiller à la mise en œuvre et au respect du cadre des obligations liées à la sécurité du bâtiment et des personnes; collaborer étroitement avec l'ingénieur sécurité DIP.
  • Apporter un support administratif au secrétaire général adjoint dans la gestion de son courrier et la préparation de ses dossiers.

Votre profil

Vous êtes en possession d'un CFC de commerce ou d'une formation équivalente.

Vous êtes au bénéfice d'une première expérience professionnelle réussie à une réception / secrétariat dans une grande institution publique.

La connaissance du DIP est un atout certain.

Compétences requises:

  • Sens de l'accueil, amabilité, entregent, orientation clients et dynamisme
  • Discrétion, bonne présentation
  • Aptitude à travailler avec rapidité et précision, tout en sachant faire face aux situations imprévues et être capable de gérer plusieurs tâches simultanément
  • Flexibilité et proactivité, sens de l'organisation
  • Parfaite maîtrise de la langue française et aisance en matière de rédaction; connaissances parlées et écrites en anglais et – allemand
  • Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
  • Maîtrise des outils Office (Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
  • La formation de formateur des apprentis est un atout, tout comme une formation de base en sécurité au travail.

Vos avantages

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et adolescents.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de10'000 collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité.

Observations

En vue de respecter l'environnement, nous vous remercions de nous adresser un dossier complet (lettre de motivation, CV, copies de diplômes et certificats d'employeurs) en utilisant le lien électronique ci-dessous.  Les dossiers incomplets ou transmis par un autre canal ne seront pas pris en considération

Le contrat de travail relève de la catégorie auxiliaire selon l'article 7 de la LPAC (B 5 05). Le contrat sera établi pour une durée de 8 mois

Le taux d'activité sera adapté à la charge de travail et pourra faire l'objet d'une diminution de taux (max 50%) pendant la période estivale.

Les vacances sont à prendre pendant les vacances scolaires.

Lieu de travail

6, rue de l'Hôtel-de-ville