Une assistante administrative 1 ou un assistant administratif 1

Date de publication
9 mai 2022
Auteur
Département de la sécurité, de la population et de la santé , Secrétariat général - Direction juridique
Rémunération
Taux d'activité
60%
Type de contrat
Contrat à durée indéterminée
Délai d'inscription
23.05.2022
Entrée en fonction
01.07.2022

Votre mission

Le département de la sécurité, de la population et de la santé (DSPS) réunit les politiques publiques relatives à l'ordre public, la sécurité de la population, la gestion des migrations et la santé.

Dans le cadre des activités de la direction juridique du secrétariat général, le/la titulaire du poste aura pour mission de soutenir l'équipe au niveau administratif, en particulier dans la gestion des dossiers liés à l'assistance juridique départementale et à la loi sur l'acquisition d'immeubles par des personnes à l'étranger (LFAIE), et également dans l'organisation et le suivi de certaines commissions.

Plus spécifiquement, il/elle et se verra notamment confier les activités suivantes:

  • Traiter le courrier et les courriels entrants et sortants;
  • Rédiger des décisions ou autres documents sur la base de modèles préétablis;
  • Rédiger de manière autonome des correspondances liées au suivi d'un dossier;
  • Relire et mettre en forme divers documents;
  • Gérer les échéances et l'agenda pour le suivi des délais judiciaires;
  • Planifier les audiences et autres séances qui impliquent la convocation d'un tiers, en coordination avec les partenaires impliqués.
  • Etablir et gérer les tableaux de suivi des dossiers;
  • Assurer le suivi des dossiers et leurs échéances;
  • Vérifier la réalisation des conditions nécessaires en lien avec certaines prestations et réclamer les documents manquants s'il y a lieu;
  • Etablir et constituer des bordereaux et des chargés de pièces;
  • Prendre des procès-verbaux de séance;
  • Traiter les factures et notes de frais et en assurer le suivi.

Votre profil

Formation

Niveau maturité professionnelle commerciale ou formation jugée équivalente, assortie d'une expérience utile au poste de 3 ans minimum.

Compétences particulières:

  • Excellentes capacités d'organisation et grande autonomie;
  • Excellentes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse;
  • Sens des priorités et de l'initiative;
  • Rigueur et sens du détail;
  • Tact, discrétion et sens de la confidentialité;
  • Aisance dans les contacts et diplomatie;
  • Connaissances des structures de l'administration cantonale et de leur fonctionnement.

Compétences bureautiques:

  • Maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • Connaissances de Aigle un atout.

Vos avantages

Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l’intégrité, l’impartialité et la disponibilité ; où l’égalité entre hommes et femmes est garantie.

Vous profiterez de prestations sociales de qualité, développerez des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée et bénéficierez de possibilités d’évolution tout au long de votre parcours au sein du DSPS.

Observations

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet en utilisant le lien internet en bas de cette annonce.

Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.

Lieu de travail

Place de la Taconnerie 7
1204 Genève