Assistante de direction 80%-100%

Date de publication
13 septembre 2021
Rémunération
Taux d'activité
80 à 100%
Type de contrat
Contrat à durée indéterminée
Délai d'inscription
25.09.2021
Entrée en fonction
Dès que possible

Votre mission

Le département de la sécurité, de la population et de la santé (DSPS) réunit des politiques publiques fondamentales pour la collectivité genevoise, en garantissant notamment l'ordre public la sécurité de la population, la gestion des migrations, ainsi que la disponibilité de soins de qualité et un réseau de soins performants.

Dans le cadre des activités du secrétariat général, le.la titulaire du poste aura pour mission d'assurer avec autonomie les tâches administratives et le secrétariat complet du secrétaire général adjoint en charge de la sécurité (2/3 du taux d'activité) et de celui en charge de la population, des migrations et de la laïcité de l'Etat (1/3 du taux d'activité).

Plus spécifiquement, le.la titulaire se verra confier les activités suivantes:

  • Rédiger des courriers et courriels en lien avec les dossiers traités;
  • Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux;
  • Gérer les flux d'information et de communication avec les différentes partenaires;
  • Gérer les agendas et les échéanciers des courriers en suspens;
  • Planifier et organiser des rendez-vous et des séances;
  • Contribuer à l'élaboration et au suivi des dossiers;
  • Assurer la réception téléphonique et l'accueil des visiteurs;
  • Effectuer le classement et l'archivage des documents, y compris de manière électronique.

Votre profil

Formation:

Maturité professionnelle commerciale ou brevet fédéral d'assistante de direction ou formation jugée équivalente. Une expérience minimale de 5 années dans un secrétariat de haut niveau est requise.

Connaissances spécifiques:

Des connaissances du fonctionnement des structures étatiques ou para-étatiques, ainsi que du milieu judiciaire genevois, constituent un atout.

Compétences particulières:

  • Excellente maîtrise du français et orthographe irréprochable
  • Aisance dans la rédaction de correspondance et de procès-verbaux
  • Fortes compétences organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs tâches
  • Très bonnes capacités d'anticipation et de gestion des priorités
  • Capacité d'analyse et de synthèse
  • Capacité à gérer des situations d'urgence, une forte charge de travail et à évoluer au sein d'un environnement exigeant;
  • Sens du service public;
  • Sensibilité à la vie politique suisse et genevoise;
  • Discrétion et sens de la confidentialité;
  • Courtoisie et entregent.

Compétences bureautiques:

  • Maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, PowerPoint)
  • Connaissances de Aigle un atout.

Vos avantages

Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l’intégrité, l’impartialité et la disponibilité ; où l’égalité entre hommes et femmes est garantie.

Vous profiterez de prestations sociales de qualité, développerez des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée et bénéficierez de possibilités d’évolution tout au long de votre parcours au sein du DSPS.

Observations

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet en utilisant le lien internet en bas de cette annonce.

Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.

Lieu de travail

Rue de l'Hôtel-de-Ville 14