Assistant-e administratif-ve 1

Date de publication
2 juillet 2021
Auteur
Autres , EMS Maison de Vessy
Rémunération
Taux d'activité
100%
Type de contrat
Contrat à durée indéterminée
Délai d'inscription
25.07.2021
Entrée en fonction
Dès que possible

Votre mission

L’EMS Maison de Vessy, établissement public autonome de 222 lits long séjour et 4 lits UATR, lié à l’Etat de Genève par un contrat de prestations, est à la recherche pour son établissement d’un ou une:

Assistant-e administratif-ve 1

Rattaché-e au service Admission et Aide aux résidents et aux proches (SAREAP), vous occupez un poste polyvalent et délivrez des prestations administratives pour l’ensemble de l’institution. Vous assurez notamment le secrétariat et les tâches administratives du service, apportez un soutien administratif à l’ensemble des directions, opérez une présence à la réception de l’établissement et prenez en charge l’ensemble du processus administratif des entrées en unité d’accueil temporaire de répit (UATR).

Dans ce contexte, vos activités principales se déclinent notamment comme suit:

  • Gérer et organiser le secrétariat du service ;
  • Proposer et rédiger des projets de lettres, mailing ou autre communication à l’attention de différents partenaires internes et externes ;
  • Assurer une permanence à la réception de l’établissement, garantir un accueil de qualité et ainsi promouvoir l’image de l’Institution ;
  • Accueillir, recevoir et renseigner les clients internes et externes, orienter les résidents, les proches et le public ;
  • Prendre en note et rédiger les procès-verbaux de séances internes ;
  • Gérer l’ensemble des demandes administratives relatives à l’unité d’accueil temporaire de répit (UATR) ;
  • Établir et tenir à jour des bases de données et autres tableaux de reporting ;
  • Gérer et organiser la boîte de réception du service et l’arborescence informatique des dossiers ;
  • Assurer le standard téléphonique, prendre les messages, orienter les appels ;
  • Apporter un support administratif à l’équipe du service de comptabilité dans le suivi de la facturation ;
  • Être force de proposition pour toute amélioration en matière de processus et procédures administratifs pour le compte de l’Institution.

Votre profil

Au bénéfice d’une maturité professionnelle commerciale ou titre jugé équivalent, complétée idéalement par une formation continue dans le domaine administratif, vous justifiez d’une expérience d’au moins 3 ans dans une fonction similaire.

Reconnu-e pour vos qualités humaines et interpersonnelles, vous faites preuve d’un grand sens du service public, justifiez d’une réelle orientation client, et vous vous prévalez d’un profond respect des personnes.

Investi-e dans votre travail, vous êtes précis-e et rigoureux-se et vous apportez une attention particulière au détail. Par ailleurs, vous avez également et surtout, au travers de votre parcours professionnel, acquis d’excellentes compétences rédactionnelles ainsi qu’une parfaite maitrise des outils informatiques usuels.

Enfin, vous considérez qu’un niveau d’exigence ainsi qu’un rythme soutenu représentent un défi professionnel et une source de motivation et justifiez d’une bonne capacité à gérer un volume de travail important.

Vos avantages

Un cadre de travail varié et motivant au sein d’une équipe fortement engagée.

Observations

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, nous vous invitons à adresser votre dossier de candidature complet à l’attention de Flora De Andrade, Responsable des ressources humaines, par voie électronique uniquement à : recrutement_rh@emsvessy.ch. Un extrait du casier judiciaire sera demandé ultérieurement.

Il ne sera répondu qu'aux dossiers complets et répondant au profil recherché.

Lieu de travail

EMS Maison de Vessy
Chemin des Beaux-Champs 7
1234 Vessy

Postuler

Flora De Andrade, Responsable des ressources humaines

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