Secrétaire 2 (auxiliaire)

Date de publication
5 janvier 2021
Auteur
Département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse , Centre de Formation Professionnelle - Construction (CFPC)
Rémunération
Taux d'activité
80%
Type de contrat
Contrat à durée déterminée
Délai d'inscription
18.01.2021
Entrée en fonction
01.02.2021

Votre mission

Le Centre de formation professionnelle - Construction (CFPC) accueille près de 1'500 élèves encadrés par environ 160 enseignant·e-s et une équipe technique et administrative d'une vingtaine de personnes. Le CFPC se compose de cinq sections métiers – bois, structure et finitions, métallurgie du bâtiment, électricité du bâtiment, conception et planification – ainsi qu'une section consacrée à l'enseignement général. Ses bâtiments sont localisés sur les sites de Ternier, au Petit-Lancy, et de la Jonction, à Genève. Les formations comportent en enseignement de culture générale, un enseignement professionnel ainsi qu'une large part de pratique professionnelle.

Dans le cadre de sa fonction, le·la titulaire assurera, en collaboration avec ses collègues, toutes les activités courantes du secrétariat, à savoir :

  • Accueil et renseignement au guichet, par téléphone et par courriel.
  • Gestion du courrier entrant/sortant.
  • Correspondance, organisation de séances, prise de PV.
  • Soutien administratif aux doyen·ne·e et maitre·sse·s adjoint·e·s.
  • Tenue des dossiers d'élèves, apprentis et étudiants.
  • Saisies dans les bases de données.
  • Élaboration et mise à jour de documents divers (procès-verbaux, échéanciers, statistiques,listes, etc.).
  • Participation aux événements du centre (portes-ouvertes, inscriptions, concours d'entrée, cérémonie de fin d'années, rentrée scolaire, etc.).
  • Suivi et formation des stagiaires.
  • Toutes autres tâches en lien avec son domaine de compétences, sur demande de la hiérarchie.

Votre profil

  • CFC d’employé·e de commerce et formation complémentaire utile au poste ou titre reconnu et jugé équivalent. Maturité professionnelle commerciale un atout.
  • 3 ans minimum d'expérience dans une fonction similaire requise.
  • Parfaite maîtrise de la grammaire et de l’orthographe françaises, capacité à rédiger de manière autonome.
  • Compétence relationnelle, capacité d'écoute et être à l'aise dans les contacts sociaux avec les adultes et les jeunes gens.
  • Esprit d'initiative, capacité à s'impliquer dans son travail, à aller chercher l'information et à susciter la collaboration.
  • Excellent sens de l'organisation, capacité à anticiper, planifier, déterminer les priorités et gérer les délais.
  • Esprit d'analyse et de synthèse.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps.
  • Expérience de la prise de note et de procès-verbaux.
  • Sens de l'accueil et du service.
  • Discrétion et respect de la confidentielle.
  • Maîtrise des outils informatiques courants de la suite Office sous Windows XP : Word, Excel, Powerpoint et Outlook.
  • Maîtrise des outils informatiques propres à l'Etat (nBDS, SMOG, GGA).
  • Une bonne connaissance des structures du DIP et du milieu scolaire genevois sont un atout.

Vos avantages

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 9'000 collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Observations

Il s'agit d'un contrat de durée indéterminée mais au maximum jusqu'au 31 mars 2021.

Les vacances sont à prendre durant les vacances scolaires.

L'organisation de l'activité peut s'effectuer dans le cadre de l'annualisation du temps de travail.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant uniquement le lien Internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en compte.

 

Lieu de travail

CFP Construction
Chemin Gérard-de-Ternier 18
1213 Petit-Lancy