Règlement du pouvoir judiciaire sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles
(RIPAD-PJ)

E 2 05.52

Tableau historique

du 14 juin 2018

(Entrée en vigueur : 1er juillet 2018)



La COMMISSION DE GESTION DU POUVOIR JUDICIAIRE de la République et canton de Genève,
vu l'article 54 du code de procédure civile, du 19 décembre 2008;
vu les articles 69 et 70 du code de procédure pénale suisse, du 5 octobre 2007;
vu la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001 (LIPAD);
vu la loi sur les archives publiques, du 1er décembre 2000 (LArch);
vu le règlement d'application de la loi sur les archives publiques, du 21 août 2001;
vu les articles 41, alinéa 1, lettre j, et 61 de la loi sur l'organisation judiciaire, du 26 septembre 2010 (LOJ);
vu le règlement sur l'organisation et la gouvernance des systèmes d'information et de communication, du 26 juin 2013,
arrête :

Titre I Dispositions générales

Art. 1 But et champ d'application
1 Le présent règlement détermine les mesures d'organisation générales et les procédures nécessaires à l'application de la LIPAD et de la LArch au sein du pouvoir judiciaire, à l'exclusion du conseil supérieur de la magistrature et de la Cour d'appel du pouvoir judiciaire.
2 Il ne régit pas l'accès aux documents et aux données personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire en cours.

Art. 2 Responsable LIPAD central
1 Le directeur du service des affaires juridiques du secrétariat général du pouvoir judiciaire ou un membre de ce service désigné par lui est le responsable LIPAD central du pouvoir judiciaire (ci-après : responsable LIPAD central). Il désigne un remplaçant.
2 Le responsable LIPAD central traite les demandes adressées à la commission de gestion du pouvoir judiciaire, à la conférence des présidents de juridiction, au secrétariat général du pouvoir judiciaire et aux directions de support et greffes transversaux.
3 Il fournit conseil et assistance aux responsables LIPAD de juridiction au sens de l'article 3.

Art. 3 Responsables LIPAD de juridiction
1 Chaque juridiction désigne, au sein de sa direction administrative, un responsable du traitement des demandes d'accès aux documents judiciaires et administratifs et aux données personnelles (ci-après : responsable LIPAD de juridiction) dont l'identité est communiquée au responsable LIPAD central.
2 Le responsable LIPAD de juridiction traite les demandes concernant sa juridiction.

Art. 4 Archiviste du pouvoir judiciaire
L'archiviste du pouvoir judiciaire veille, en concertation avec le responsable LIPAD compétent à teneur des articles 2 et 3 (ci-après : responsable LIPAD compétent), à ce que les demandes d'accès à des documents versés aux Archives d'Etat de Genève (ci-après : Archives d'Etat) soient traitées de manière coordonnée avec ces dernières.

Art. 5 Définitions

 Dossier archivé

1 Un dossier est considéré comme archivé :

a) s'il est de nature administrative, dès le dernier apport organique;

b) s'il est de nature judiciaire, dès que la décision mettant fin à la procédure est définitive.

 Délais de protection

2 Les délais de protection prévus par l'article 12, alinéas 3 et 4, LArch correspondent à la durée pendant laquelle la consultation des archives est en principe interdite. Ils courent dès l'archivage au sens de l'alinéa 1.

 Délais de conservation

3 Les délais de conservation correspondent à la durée fixée par la commission de gestion du pouvoir judiciaire, cas échéant après consultation de l'archiviste du pouvoir judiciaire, des juridictions et des services, pendant laquelle les dossiers doivent être conservés dans leur intégralité, pour des raisons administratives ou légales, avant versement aux Archives d'Etat ou destruction. Ils courent dès l'archivage au sens de l'alinéa 1.

Titre II Information du public, accès aux documents et accès aux données personnelles de tiers

Chapitre I Publication de la jurisprudence et accès aux documents

Art. 6 Publication de la jurisprudence
1 Les arrêts de la Cour de justice sont publiés sur le site Internet du pouvoir judiciaire.
2 Les décisions des autres juridictions sont publiées lorsqu'elles tranchent des questions de principe ou présentent un intérêt juridique particulier (art. 20, al. 5, LIPAD et art. 61 LOJ).
3 Les décisions sont publiées après suppression des mentions soustraites au droit d'accès au sens de l'article 8.

Art. 7 Procédure d'accès aux décisions judiciaires non publiées et aux autres documents
1 La demande d'accès aux décisions judiciaires non publiées ou à d'autres documents doit être formulée par écrit.
2 Elle n'a pas à être motivée, mais son contenu doit permettre d'identifier son objet. Le requérant est au besoin invité à préciser sa demande.
3 Le requérant peut également être invité à fournir toute information utile à l'autorité compétente lorsque la loi pose par exception des conditions à l'accès aux documents.
4 Le requérant peut être invité à justifier de son identité.

Art. 8 Mentions soustraites au droit d'accès
1 Les données, notamment personnelles, susceptibles de permettre l'identification d'une partie ou d'un tiers sont soustraites à la publication et au droit d'accès.
2 Les mentions soustraites au droit d'accès sont supprimées, même si le requérant connaît l'identité d'une partie ou d'un tiers mentionné dans la procédure.
3 Il peut être renoncé à la suppression des mentions soustraites à la publication et au droit d'accès en l'absence d'intérêt digne de protection, notamment lorsque les données appartiennent au domaine public (art. 20, al. 4, LIPAD).

Art. 9 Recherches scientifiques
1 Le requérant qui présente une demande dans le cadre d'une recherche scientifique doit justifier de son caractère académique.
2 L'accès du requérant aux documents est subordonné à la signature d'une clause de confidentialité, dans la mesure où les mentions soustraites au droit d'accès ne sont pas supprimées.
3 La consultation a lieu dans les locaux du pouvoir judiciaire.
4 Le responsable LIPAD central coordonne le traitement de la demande lorsque le requérant a saisi plusieurs juridictions ou services.

Art. 10 Motifs de refus
1 L'accès est refusé :

a) s'il est susceptible de porter atteinte à un intérêt public ou privé prépondérant, nonobstant la suppression des mentions soustraites au droit d'accès (art. 26, al. 1 à 4, LIPAD et art. 12, al. 2, LArch);

b) si le traitement de la demande entraîne un travail manifestement disproportionné (art. 26, al. 5, LIPAD et art. 12, al. 2, LArch).

2 En sus des motifs de l'alinéa 1, l'accès à un document de nature administrative est refusé 5 ans après son archivage et jusqu'à l'échéance des délais de protection, sauf autorisation donnée par le président de la commission de gestion du pouvoir judiciaire, aux conditions posées par l'article 12, alinéa 5, LArch.
3 En sus des motifs de l'alinéa 1, l'accès à un document de nature judiciaire, à l'exception des décisions, est refusé dès son archivage et jusqu'à l'échéance des délais de protection, sauf autorisation donnée par le président de la commission de gestion du pouvoir judiciaire, aux conditions posées par l'article 12, alinéa 5, LArch.
4 Toute partie à une procédure judiciaire peut toutefois accéder au dossier, y compris aux données personnelles de tiers, pendant les 5 ans suivant son archivage, aux conditions posées par le droit de procédure, applicable par analogie (art. 12, al. 2, LArch, par analogie).
5 Un accès partiel ou différé doit être préféré au simple refus.

Art. 11 Consultation préalable
Le responsable LIPAD de juridiction consulte le responsable LIPAD central et le président de la juridiction lorsque le traitement de la demande pose une question de principe, présente des enjeux particuliers ou qu'il envisage de la préaviser défavorablement ou de la rejeter.

Art. 12 Préavis de refus
1 Le responsable LIPAD compétent communique par courrier au requérant son intention de refuser la demande, en tout ou partie.
2 Le courrier mentionne que le requérant peut solliciter une médiation gratuite, par une requête sommairement motivée adressée au préposé cantonal à la protection des données et à la transparence (ci-après : préposé cantonal) dans un délai de 10 jours.
3 Le responsable LIPAD de juridiction communique son préavis de refus au responsable LIPAD central.

Art. 13 Médiation
Le responsable LIPAD central participe aux séances de médiation, le cas échéant, avec le responsable LIPAD de juridiction et, s'il en décide ainsi, le président de la juridiction ou un magistrat désigné par lui.

Art. 14 Décision
1 En cas de refus ou de refus partiel, le responsable LIPAD compétent notifie sa décision au requérant dans les 10 jours qui suivent la réception de la recommandation du préposé cantonal, en mentionnant la voie de droit et le délai de recours.
2 La décision est communiquée au préposé cantonal, pour information.
3 Le responsable LIPAD de juridiction communique sa décision au responsable LIPAD central.

Art. 15 Procédure devant les tribunaux
Le responsable LIPAD central, le cas échéant conjointement avec le responsable LIPAD de juridiction, et s'il en décide ainsi, le président de la juridiction ou un magistrat désigné par lui, rédige les actes de procédure et représente le pouvoir judiciaire lors des audiences des tribunaux.

Art. 16 Procédure devant le président de la commission de gestion du pouvoir judiciaire
La procédure prévue aux articles 11 à 15 ne s'applique pas aux décisions du président de la commission de gestion du pouvoir judiciaire en application de l'article 12, alinéas 5 et 6, LArch.

Chapitre II Accès aux données personnelles d'un tiers

Art. 17 Principe
L'accès aux données personnelles d'un tiers est en principe interdit, sous réserve des cas visés par l'article 39 LIPAD et des conditions posées par cette disposition.

Art. 18 Compétence
1 La demande est traitée par le responsable LIPAD de juridiction lorsqu'elle émane soit d'une institution publique soumise à la LIPAD, soit d'une corporation, d'un établissement de droit public suisse ou d'une personne morale de droit privé suisse à laquelle le législateur a confié des prérogatives de droit public, non soumis à la LIPAD.
2 Lorsque la demande émane d'une personne morale de droit public étranger ou d'une personne de droit privé non munie de prérogatives de droit public, le responsable LIPAD de juridiction consulte le président de juridiction et le responsable LIPAD central.
3 Le préposé cantonal est consulté dans les cas d'application de l'article 39, alinéa 8, LIPAD et son préavis est requis dans les cas d'application de l'article 39, alinéa 10, LIPAD.

Art. 19 Sous-traitance
1 Le traitement de données personnelles peut être confié à un tiers pour autant qu'aucune obligation légale ou contractuelle de garder le secret ne l'interdise. Le pouvoir judiciaire demeure responsable des données personnelles qu'il fait traiter au même titre que s'il les traitait lui-même.
2 Lorsque la sous-traitance de données personnelles est confiée à un prestataire tiers, celui-ci s'engage préalablement à respecter, pour chaque étape du traitement, les prescriptions de la loi et du présent règlement.
3 La sous-traitance en cascade et le traitement des données personnelles à l'étranger sont interdits.

Chapitre III Emolument

Art. 20 Montant
1 La délivrance de documents en application de la LIPAD ou de la LArch est soumise à perception d'un émolument qui s'élève à 1 franc par page ou fraction de page, quels que soient le support et le mode de transmission utilisés (art. 28, al. 7, LIPAD et 11, al. 2, LArch).
2 Lorsque la durée du traitement de la demande excède l'heure, en raison notamment du temps consacré à la suppression des mentions soustraites au droit d'accès, à la numérisation ou à l'identification du document, il est perçu en sus 50 francs par heure supplémentaire.

Art. 21 Recherches scientifiques
1 L'émolument est réduit de moitié en cas de recherche scientifique.
2 Lesphotocopies que le requérant fait lui-même dans le cadre d'une recherche scientifique sont facturées 20 centimes la page.

Art. 22 Envoi postal
L'envoi postal d'un document est facturé 10 francs ou au prix coûtant arrondi à la dizaine supérieure si les frais postaux dépassent 10 francs.

Art. 23 Données personnelles de tiers
La transmission de données personnelles en application de l'article 39, alinéa 1, LIPAD est gratuite pour les institutions soumises à la LIPAD.

Art. 24 Information du requérant et avance de frais
1 Le responsable LIPAD compétent attire au préalable l'attention du requérant sur le caractère onéreux de la prestation.
2 Il peut demander une avance des frais réels ou calculés approximativement.

Titre III Accès à ses données personnelles

Art. 25 Principe
Toute personne physique ou morale peut accéder à ses données personnelles selon les conditions et modalités définies par le présent règlement.

Art. 26 Procédure d'accès à ses données personnelles
1 La demande d'accès à ses données personnelles doit être formulée par écrit.
2 Elle n'a pas à être motivée mais son contenu doit permettre d'identifier son objet. Le requérant est au besoin invité à préciser sa demande.
3 Le requérant doit justifier de son identité.

Art. 27 Motifs de refus
1 L'accès à ses données personnelles est refusé, conformément à l'article 46 LIPAD, si un intérêt public ou privé prépondérant le justifie.
2 Un accès partiel ou différé doit être préféré au simple refus.

Art. 28 Consultation préalable
Le responsable LIPAD de juridiction consulte le responsable LIPAD central et le président de la juridiction lorsque le traitement de la demande pose une question de principe, présente des enjeux particuliers ou qu'il envisage de la préaviser défavorablement ou de la rejeter.

Art. 29 Préavis de refus
Lorsque le responsable LIPAD compétent entend refuser ou refuser partiellement l'accès au requérant, il transmet préalablement ses observations, la requête et les pièces utiles au préposé cantonal, en vue de sa recommandation.

Art. 30 Décision
1 En cas de refus ou de refus partiel, le responsable LIPAD compétent notifie sa décision au requérant dans les 10 jours qui suivent la réception de la recommandation du préposé cantonal, en mentionnant la voie de droit et le délai de recours.
2 La décision est aussi notifiée au préposé cantonal.
3 Le responsable LIPAD de juridiction communique sa décision au responsable LIPAD central.

Art. 31 Procédure devant les tribunaux
Le responsable LIPAD central, cas échéant conjointement avec le responsable LIPAD de juridiction et, s'il en décide ainsi, le président de la juridiction ou un magistrat désigné par lui, rédige les actes de procédure et représente le pouvoir judiciaire lors des audiences des tribunaux.

Art. 32 Emolument
1 La communication au requérant de ses données personnelles en application de la LIPAD est en principe gratuite.
2 Les articles 19, alinéa 2, et 23 sont applicables.

Titre IV Sort final des archives

Art. 33 Versement aux Archives d'Etat
1 L'archiviste du pouvoir judiciaire verse régulièrement les documents à valeur archivistique aux Archives d'Etat, à l'échéance des délais de conservation.
2 Le responsableLIPADcompétent veille à ce que les services et les juridictions signalent à l'archiviste du pouvoir judiciaire les documents archivés présentant un intérêt particulier, par exemple en raison de leur valeur juridique ou de l'intérêt public qu'ils ont suscité.

Art. 34 Destruction
1 Les documents archivés qui n'ont pas été versés aux Archives d'Etat sont détruits à l'échéance des délais de conservation.
2 La destruction est ordonnée par l'archiviste du pouvoir judiciaire, après consultation du responsable LIPAD compétent. Elle est en outre subordonnée à l'autorisation des Archives d'Etat.

Titre V Vidéosurveillance

Art. 35 Principe
1 Le pouvoir judiciaire exploite un système de vidéosurveillance, nécessaire à :

a) des fins de sécurité de ses magistrats, de ses collaborateurs et des usagers de la justice, en application de l'article 42 LIPAD;

b) l'accomplissement, par les autorités judiciaires, de leurs tâches légales au sens de l'article 35 LIPAD, à savoir lorsqu'elles sont chargées d'instruire les procédures portant sur les plaintes formulées par les personnes arrêtées ou détenues contre les agents chargés de leur convoyage et de leur surveillance.

2 L'utilisation de la vidéosurveillance à d'autres fins, en particulier à celle de contrôler l'activité du personnel du pouvoir judiciaire, des agents de la force publique ou des agents de sécurité est interdite.

Art. 36 Restrictions
1 Les zones réservées aux magistrats et au personnel, y compris les couloirs et les autres locaux interdits d'accès au public, ne peuvent être dotés de caméras de surveillance.
2 La vidéosurveillance portant le cas échéant sur un parloir doit respecter la confidentialité des échanges et le secret professionnel de l'avocat. Elle n'inclut pas de dispositif audio et ne doit pas permettre de reconnaître les documents examinés par les occupants.

Art. 37 Emplacement et signalisation
1 La direction de la logistique du pouvoir judiciaire tient un inventaire et une cartographie des installations de vidéosurveillance.
2 L'utilisation d'un dispositif de vidéosurveillance est clairement signalée.

Art. 38 Visionnement, enregistrement et conservation des images
1 Les images sont détruites après 100 jours, sous réserve d'une décision contraire d'une autorité compétente, dans les cas d'application de l'article 35, alinéa 1, lettre b.
2 Les images sont toutefois détruites après 7 jours, sous réserve d'une décision contraire d'une autorité compétente, dans les cas d'application de l'article 35, alinéa 1, lettre a.
3 Le visionnement des images, notamment aux fins d'enregistrement et de conservation, ne peut intervenir qu'à la demande d'une autorité compétente ou sur autorisation expresse du secrétaire général du pouvoir judiciaire, par un membre du personnel qualifié désigné par lui.
4 La direction de la logistique du pouvoir judiciaire conserve la trace des visionnements et des enregistrements effectués ainsi que des remises d'images aux autorités compétentes, en mentionnant la date, l'heure et l'identité des personnes ayant participé à ces opérations.

Art. 39 Directives d'application
Le secrétaire général du pouvoir judiciaire précise si nécessaire par voie de directive les mesures organisationnelles et techniques. Il veille ce faisant au respect du principe de la proportionnalité et à la protection des données personnelles.

Titre VI Dispositions finales et transitoires

Art. 40 Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le 1er juillet 2018.