03.01.02 Gestion du temps et enregistrement électronique des horaires de travail GTA

Type de publication:
Date de publication:
20 février 2018
1.  Base légale

Art. 7  B 5.05.01 (RPAC)      Durée du travail et horaire réglementaire

 1 La durée normale du travail est, en moyenne, de 40 heures par semaine, soit au total 520 heures par trimestre.
2 En principe, la durée du travail hebdomadaire est répartie sur 5 jours.
3 L’horaire du personnel occupé à temps partiel ne peut dépasser 8 heures par jour.
4 Lorsque les prestations à fournir au public ou des raisons techniques l’exigent impérativement, un service de l’administration peut rester en activité le samedi, le dimanche, les jours fériés ou la nuit, c’est-à-dire entre 19 h et 6 h.
5 L’horaire de travail fixé dans le cahier des charges est réputé horaire réglementaire.
Un congé extraordinaire, sans traitement, n'excédant pas 3 mois peut être accordé.

Art. 1 et ss B 5 05.12 (RHV)       Règlement d’application concernant l’horaire variable avec enregistrement mécanique des temps de travail

A la suite de l'accord du 8 mars 1985 entre le Conseil d'Etat et le Cartel intersyndical du personnel de l'Etat, l'horaire variable avec enregistrement électronique a été développé progressivement dans les services de l'Etat de Genève lorsque cet horaire est compatible avec le travail.

Conformément à l'Extrait du PV du Conseil d'Etat du 14 novembre 2001, les dispositions du règlement d'application concernant l'horaire variable avec enregistrement mécanique des temps de travail ne sont pas applicables aux cadres supérieurs dont la classe de fonction est supérieure ou égale à la classe 23.

 
2.  Commentaire

Le module Gestion des Temps et des Activités de SIRH (GTA) déployé  au sein de l'administration dès le 1er janvier 2015, permet une gestion optimale du temps de travail des membres du personnel, dans le cadre des dispositions précitées. Il garantit une plus grande fiabilité et équité de traitement en matière horaire tant pour le personnel à temps plein ou à temps partiel que pour le personnel soumis à l'enregistrement électronique du temps de travail ou non soumis.

 L'office du personnel de l'Etat (OPE) est chargé de réglementer les processus de mise en œuvre relatifs aux dispositions sur l'horaire variable. Les supérieurs hiérarchiques sont garants de leur application stricte et uniforme.

3. Processus/procédure

Les informations ci-dessous détaillent la méthode et les pratiques applicables.

A.  Cycle horaire

Définition
La durée hebdomadaire de travail est répartie obligatoirement dans la semaine sur la base d'un d'une durée moyenne de 40 heures pour une activité à temps complet. Il est réduit proportionnellement au taux d'activité pour le personnel occupé à temps partiel.

  • Le cycle de travail correspond à la succession de journées-type ou semaines-type répétitives.
  • Le cycle horaire  permet de connaître le nombre d'heures dû par le membre du personnel et la répartition de celles-ci dans la semaine, notamment dans le cas des personnes travaillant à temps partiel. Il sert également à calculer la durée des absences (notamment des vacances).
  • Il est possible de planifier un cycle horaire sur deux semaines.

 Quelques exemples
 Cycle horaire

 Modalités d'application
En principe, compte tenu des périodes bloquées (voir point B, lettre a), le temps de travail du matin et de l'après-midi ne peut être inférieur à, respectivement, 2h30 et 2h00.

Le cycle horaire ne peut pas excéder 8 heures pour une activité à mi-temps.

→ Il est indispensable que le cycle horaire soit renseigné / modifié par le responsable hiérarchique via son espace RH, auprès du service du contrôle horaire, à chaque fois que cela est nécessaire (engagement, changement du taux d'activité, etc.).

Situations particulières
Absence de cycle horaire : s'il n'est pas renseigné, l'horaire sera lissé à raison de 8 heures par jour du lundi au vendredi. Pour le personnel à temps partiel, l'horaire sera lissé proportionnellement au taux d'activité.

 Changement de taux d'activité : dans ce cas, un cycle horaire lissé par défaut est positionné automatiquement à la date du changement.
→ C'est au supérieur hiérarchique de demander la modification du cycle horaire auprès du service du contrôle horaire.

 Impact de l'absence à temps partiel sur le cycle horaire : un cycle horaire lissé par défaut est alors positionné automatiquement sur la période d'absence.
→ Le supérieur hiérarchique peut toutefois faire une demande afin de remplacer le cycle lissé par un cycle spécifique correspondant au temps dû pendant la période d'absence, dans le respect d'éventuelles contraintes médicales.

 B.  Temps de travail, solde horaire mensuel et heures supplémentaires

Division du temps de travail

Le temps de travail, basé sur un horaire hebdomadaire de 40 heures effectué du lundi au vendredi, se divise en deux parties : en moyenne 8 heures par jour et 4 heures pour un demi-jour.

Par ailleurs, le temps de travail se répartit en plages horaires spécifiques :

a) l'horaire théorique (prédéfini dans le module GTA)

L'horaire théorique est prédéfini dans le module GTA, il permet de répartir les 4 heures de chaque cycle du matin et de l'après-midi. Il permet ainsi de calculer implicitement les plages d'absence. Il s'étend :

le matin, de 08h00 à 12h00 ; l'après-midi de 13h15 à 17h15

b) le temps bloqué (la présence du membre du personnel est obligatoire)

le matin : de 09h00 à 11h30 = 2h30 ; l'après-midi : de 14h00 à 16h00 = 2h00

Le temps bloqué est plus court que le temps d'ouverture officielle des bureaux.

Pour assurer la bonne marche du service et garantir les prestations à l'égard du public, il est nécessaire d'assurer une permanence aux guichets pendant les heures officielles d'ouverture, selon les horaires affichés.

Le membre du personnel choisit d'effectuer le solde de ses heures dues pendant le temps variable, pour autant que le travail du service n'en soit pas affecté.

c) le temps variable de présence (la présence du membre du personnel n'est pas obligatoire)

de 07h00 à 09h00 = 2h00
de 11h30 à 14h00 = 2h30
de 16h00 à 19h00 = 3h00

d) la pause déjeuner

Entre 11h30 et 14h00, le travail doit être interrompu par une pause de 30 mns au minimum. Le repas doit être pris hors des locaux de travail.

Solde horaire mensuel

  • Le nombre maximum d'heures de travail à reporter est de 40 heures. Cette limite ne peut être dépassée, les heures excédentaires réalisées seront écrêtées (sous réserve du temps annualisé, voir fiche MIOPE N° 03.01.08). Il est toutefois possible de prendre en compte ce dépassement; dans ce cas, la demande doit être validée par le supérieur hiérarchique puis transmise au service du contrôle horaire de l'OPE. Ceci reste exceptionnel.
  • Avec l'accord du supérieur hiérarchique, et en cas de solde positif suffisant, un congé pour "récupération d'heures" peut être pris : une demi-journée une fois par mois, ou une journée une fois tous les deux mois. Une demande anticipée  doit être formulée par le membre du personnel dans l'espace RH prévu à cet effet.
  • En cas de résiliation des rapports de service, le solde éventuel doit être compensé avant le jour de départ du membre du personnel. En principe, un solde positif ne peut pas être indemnisé en espèces.
  • Le solde négatif ne peut excéder 10 heures sauf accord du supérieur hiérarchique et à titre exceptionnel; dans ce cas le solde négatif excédant 10 heures doit être compensé le mois suivant. En cas d’abus répétés, la partie du solde négatif qui dépasse 10 heures sera imputée sur les vacances statutaires.

Heures supplémentaires

En principe, les heures supplémentaires ne sont pas admises pendant la durée de l'horaire variable qui s'étend de 07h00 à 19h00. Si des heures supplémentaires doivent être effectuées pendant cette plage horaire, le solde en fin de mois ne doit pas dépasser 40 heures. Les heures supplémentaires ainsi effectuées ne donnent lieu à aucune majoration.

Les heures supplémentaires, accomplies avant 07h00 ou après 19h00, ou les  samedis et les dimanches, requièrent l'autorisation préalable de la direction du service (voir fiche MIOPE 03.01.03).

C. Prise en compte du temps de présence et des absences codifiées

Enregistrement électronique du temps de présence

Les membres du personnel soumis à l'enregistrement électronique du temps de travail utilisent les lecteurs de badges installés au lieu de travail habituel exclusivement.

Chacun est tenu d'enregistrer personnellement, le matin comme l'après-midi, toutes ses entrées et sorties, y compris le début et la fin de la pause de midi. Il est formellement interdit d'en charger une autre personne. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer les absences pour la pause-café qui est de 20 minutes par jour. Une des modalités possibles peut être une pause de 15 minutes par jour et une autre pause de courte durée.

Lors de l'enregistrement, le lecteur de badges affiche le solde créditeur ou débiteur du jour précédant ainsi que l'heure d'enregistrement.

A noter que le remplacement d'une carte d'enregistrement pour cause de vol, perte ou manque de soin est facturé 25 francs. Cette somme est retenue sur le salaire.

Le membre du personnel peut consulter son espace personnel RH afin de visualiser toutes ses opérations horaires et imprimer un rapport.

Le supérieur hiérarchique peut en tout temps consulter, via l'espace RH hiérarchie, les données enregistrées et modifiées par le personnel de son service. Il lui appartient d'éditer les rapports mensuels de son équipe et de contrôler les timbrages et les corrections apportées aux enregistrements électroniques du temps de travail par ses collaborateurs.

Une demande d'ajout d'heures auprès du secteur Contrôle horaire de l'OPE pour le personnel soumis au pointage GTA est possible. Cela doit toutefois rester exceptionnel et répondre aux exigences posées notamment en matière d'annualisation du temps de travail (fiche MIOPE N° 03.01.08) ou d'heures supplémentaires (fiche MIOPE N° 03.01.03). La demande doit être faite par le supérieur hiérarchique au moyen du formulaire ci-après.

Ajouts d'heures GTA

Enregistrement électronique des codes d'absence

Codes à utiliser

Les absences ci-dessous sont enregistrées par le membre du personnel, sur le lecteur de badge. Le motif d'absence est ainsi enregistré préalablement à l'absence.

Maladie / Maladie proche ménage : code 1 

Ce code est utilisé pour les absences maladie ainsi que pour les absences en cas de maladie grave d'un proche de moins d'une demi-journée. L'utilisation du code 1 reste cependant exceptionnelle et il n'y a pas de dépassement possible du cycle horaire de la journée.

Mission : code 2

Lorsque ce code est utilisé, la valeur du cycle horaire est alors prise en considération. Le code 2 reste actif jusqu'au prochain timbrage.

→ Si la durée de la mission dépasse le cycle horaire, un ajustement de l'horaire via l'espace RH est autorisé.

- service ou mission dans le canton : les journées de travail à l'extérieur dans le canton  sont considérées comme des journées ordinaires de travail.

- service ou mission hors canton : les journées de travail hors canton sont considérées comme des journées ordinaires de travail. Le temps de déplacement (aller et retour), dans la même journée, est à prendre en compte.

- télétravail : il est considéré comme une journée ordinaire de travail. Il n'y a pas de dépassement possible de l'horaire du cycle horaire de la journée.

Visite médicale : code 3

Toute visite médicale est limitée à 2 heures et n'est pas comptabilisée en dehors des horaires théoriques (point B, lettre a), notamment entre 12h00 et 13h15. La plage d'absence se cale sur le cycle horaire. L'utilisation du code 3 reste cependant exceptionnelle et il n'y a pas de dépassement possible du cycle horaire de la journée.

Convocation professionnelle : code 4

Ce code ne peut être utilisé que pour les convocations d'ordre professionnel de l'autorité civile, pénale ou administrative. Il s'applique également pour les convocations auprès du service de santé du personnel de l'Etat ou les convocations chez le médecin conseil.

Les convocations d'ordre privé, au tribunal des baux et loyers par exemple, doivent être prises sur les congés vacances ou sur le solde horaire. Il n'y a pas de dépassement possible du cycle horaire de la journée.

Apprentissage : code 6

Ce code réservé uniquement aux apprentis. Le cycle horaire est de 100% par défaut, soit 8 heures par jour du lundi au vendredi. Lors d'un cours inter-entreprises et/ou d'une formation à l'école, le code 6 doit être enregistré la veille pour tenir compte de l'absence. Le report du code est fait jusqu'au prochain timbrage.

Congé syndical : code 8

Ce congé est décompté selon le cycle horaire de la journée / demi-journée.  La plage d'absence se cale sur l'horaire théorique. Il n'y a pas de dépassement possible du cycle horaire de la journée.

Remarques

Lorsque l'enregistrement du début ou de la fin d'une éventuelle absence ne peut être effectué, celle-ci doit faire l'objet d'une correction via l'espace RH.

En dehors des absences codifiées, les autres absences "prévisibles" (récupération d'heures, vacances, formation, déménagement, etc.) doivent être systématiquement annoncées à l'avance par le membre du personnel, via l'espace personnel RH, pour validation par le responsable hiérarchique. Le cas échéant, elles peuvent être saisies directement dans l'application SIRH même à posteriori. Une fois validée, les absences sont alors prises en compte par le module de gestion des temps.

D'autres informations relatives aux absences ou congés sont développées dans les fiches MIOPE, essentiellement sous "Gestion du temps".

D. Ecrêtage des heures et anomalies

Temps de travail maximum

Le temps de travail maximum est limité à 10h45 par jour. Au-delà, les heures sont écrêtées, c’est-à-dire que la durée excessive va être automatiquement déduite sur le solde de la journée. Une anomalie sera signalée dans l'espace personnel RH.

Ex : Timbrage à 08h00 – 13h00 / 13h30 – 19h30, soit 11h00, d'où un écrêtage de 15 mns.

→ Une demande dûment validée par le responsable hiérarchique, adressée au service de gestion horaire de l'OPE, est nécessaire pour tenir compte du dépassement horaire.

Pause de midi

Si la pause de midi est inférieure à 30 minutes, la différence est retranchée automatiquement de la journée. Dans l'espace personnel RH, une anomalie va être signalée.

Ex : Timbrage à 08h00 – 12h00 / 12h10 – 17h00, la pause-déjeuner est inférieure à 30 mns, 20mns vont donc être écrêtées.

Sans pointage entre 11h30 et 14h00, 2h30 sont automatiquement écrêtées de la journée horaire. Dans l'espace personnel RH, une anomalie va être signalée.

Ex : Manque de timbrage pour la pause-déjeuner, d'où un écrêtage de 2h30. La durée exacte de la pause déjeuner peut être insérée par le membre du personnel.

La durée exacte de la pause déjeuner peut être corrigée par le membre du personnel. Dans l'espace personnel RH, une anomalie va être signalée.

Solde mensuel

Comme déjà mentionné, un écrêtage automatique est effectué, chaque fin de mois, lorsque le membre du personnel dépasse le quota de 10 heures supplémentaires pour le mois.

Un écrêtage automatique est également effectué si le solde global dépasse 40 heures. Le plafond est porté à 80 heures/année pour l'horaire annualisé.

Anomalies de natures d'heures calculées

Il s'agit ici de la gestion de l'absence hors du temps bloqué (9h00-11h30 / 14h00-16h00) non justifiée, appelée "absence à tort" ou de la présence pendant une journée libre ou avant 07h00 ou après 19h00, appelée "présence à tort".

Ex : Timbrage à 10h00 – 13h00 / 13h30 – 17h30, l'arrivée tardive du matin à 10h00 génère une anomalie dans l'espace personnel RH. Le temps de travail, soit 07h30, est toutefois comptabilisé.

Ex : Timbrage un samedi de 09h00 à 12h00, la présence pendant une journée libre génère une anomalie dans l'espace personnel RH mais le temps de travail du membre du personnel, soit 3h00, est toutefois comptabilisé.

Le système tient compte des heures effectivement enregistrées. La correction des écrêtages/anomalies peut être effectuée via l'espace personnel RH :

- par le membre du personnel, dans un délai limité à la semaine précédente
- par le supérieur hiérarchique, dans un délai limité au mois précédent

 Tableau récapitulatif des interventions suite à des anomalies / à un changement de cycle

Motifs

Demande

Validation / contrôle

Action

Nombre de pointages impair

Membre du pers.

Hiérarchie (à postériori)

Membre du pers.

Ecrêtage dès 10h45/jour

Membre du pers.

Hiérarchie

Contrôle horaire OPE

Ecrêtage dès 40h/mois*

Membre du pers.

Hiérarchie

Contrôle horaire OPE

Pause-déjeuner

Membre du pers.

Hiérarchie (à postériori)

Membre du pers.

Modification du cycle

Hiérarchie

Hiérarchie

Contrôle horaire OPE

Mission (modification horaire)

Membre du pers.

Hiérarchie (à postériori)

Membre du pers.

Absence hors du temps bloqué (absence à tort)

Membre du pers.

Hiérarchie à postériori

Membre du pers.

Présence le week-end ou un jour férié, ou avant 07h00 /après 19h00 (présence à tort)

Membre du pers.

Hiérarchie (à postériori)

Hiérarchie

* Il est strictement interdit de constituer un compte spécial. Pour l'horaire annualisé, ce plafond est porté, pour un temps plein, à 80 heures par année.

E. Gestion du personnel externe

Il s'agit du personnel non rémunéré par l'Etat (collaborateurs placés par l'Office cantonal de l'Emploi, consultants indépendants, etc.). Ces personnes sont enregistrées dans SIRH selon un dossier particulier qui doit être créé par le service de contrôle horaire de l'OPE lors de la création du badge.

 Ce personnel figurera ainsi dans la population des collaborateurs du service et aura accès à l’espace RH où il pourra annoncer ses absences prévisibles.

 Les absences de santé peuvent être signalées au service du contrôle horaire de l'OPE mais un accès « Expert RH » de gestion de cette population peut être demandé si le nombre de collaborateurs le justifie.

Lois et règlements art. 7 B 5 05.01
art. 1 et ss B 5 05.12

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