4. Je gère mon APA

Tout le suivi de votre dossier se déroule sur la plate-forme AC-Démat de manière entièrement numérique :

  • vous pouvez consulter l'état d'avancement de votre dossier en tout temps ;
  • vous êtes notifiés par courriel de toute demande ou information de l'administration vous concernant ;
  • tout échange avec l'administration se déroule sur la plate-forme AC-Démat.

Ceci concerne toutes les étapes de l'autorisation de construire : dépôt, instruction, décision, chantier et permis d'occuper.

Toute décision de l'administration est communiquée en format numérique dans la plate-forme AC-Démat et notifiée par e-mail.

 

Questions fréquemment posées

Avancement de la procédure

Comment connaître l'avancement du traitement d'une demande d’autorisation de construire soumise dans la plate-forme AC-Démat ?

Dans la plate-forme AC-Démat, la ligne de vie, à gauche, indique en permanence l'avancement du traitement de la demande. Il vous suffit de rechercher à l'aide de la fonction de recherche (icône icone de recherche) votre demande et de l'afficher.

La ligne de vie vous indique les étapes, les sous-étapes et les évènements de celle en cours avec  leurs dates effectives ou prévisionnelles. En cliquant sur le symbole [symbole bas] vous pouvez affichez les sous-étapes d'une autre étape ou les évènements d'une autre sous-étape.

ligne de vie
 

Une demande d’autorisation de construire soumise dans la plate-forme AC-Démat est-elle aussi visible dans SAD-CONSULTATION, le service qui permet de suivre l’avancement du traitement des demandes ?

Toutes les demandes d’autorisation de construire soumises dans la plate-forme AC-Démat apparaissent dès leur enregistrement en instruction dans SAD-Consultation, l’outil de suivi administratif des dossiers. Chaque nuit, la plate-forme AC-Démat verse ses données dans SAD-Consultation. Le numéro des demandes d’autorisations de construire traitées avec la plate-forme AC-Démat commence par 300'000, ce qui permet de les distinguer.
 

Si le requérant a fait appel à un mandataire pour déposer la demande d'autorisation de construire, reçoit-il aussi les notifications de la plate-forme AC-Démat ?

Non, seul le mandataire reçoit les notifications de la plate-forme AC-Démat. Néanmoins, si le mandataire a déposé la demande d'autorisation de construire depuis un compte e-démarches de mandataire associé au compte e-démarches d'entreprise du requérant, ce dernier peut accéder au dossier et y trouver les communications.
 

Est-il possible de travailler en équipe sur une demande d'autorisation de construire ?

La fonction Délégation de remplacement permet au déclarant de donner temporairement accès à un dossier à un tiers disposant d'un compte e-démarches. Ce dernier peut être autorisé, au choix, à simplement consulter le dossier, à le modifier ou à le modifier et à soumettre des demandes à l'administration. Le déclarant reste entièrement responsable du dossier quelles que soient les actions du tiers délégué.

La fonction Délégation de remplacement s'accède depuis le menu général du dossier.

Gerer delegations remplacement
 

Accès aux dossiers des demandes

Comment fonctionne la recherche par description des dossiers dans la plate-forme AC-Démat ?

La fonction de recherche (icône icone de recherche) de dossiers permet de retrouver des dossiers - qu'ils soient en préparation, en traitement ou clos- selon de multiples critères dont la description.

La recherche ne fait pas de différence entre caractères majuscules et minuscules.

  • *Couvert* permet de sélectionner tous les dossiers dont la description contient le texte couvert.
  • Couvert* permet de sélectionner tous les dossiers dont la description commence par le texte Couvert.
  • Couvert à véhicules permet de sélectionner tous les dossiers dont la description est exactement Couvert à véhicules

recherche par description

 

Comment obtenir une copie des préavis relatif à une demande d’autorisation de construire soumise dans la plate-forme AC-Démat ?

Lorsque votre demande est au stade de l'instruction, la plate-forme AC-Démat vous donne accès au contenu des préavis délivrés par les services spécialisés, p. ex. l'inspection de la construction, le patrimoine, l’énergie, l’eau, etc., dès qu'ils ont été analysés de manière coordonnée par l'office des autorisations de construire. Vous n'avez pas besoin de venir au guichet de l'office des autorisations de construire pour les obtenir. Pour accéder aux préavis d'une circulation (cf. correspondant à une version de projet), cliquez dans la ligne de vie sur la circulation dont vous voulez obtenir les préavis.

voir les preavis
 

En cas de multiples versions d'un même plan ou d'un document, comment peut-on identifier ces versions, notamment si on les imprime ?

Les plans et documents que vous imprimez depuis la plate-forme AC-Démat correspondent à ceux que vous avez fournis. Toutefois, le numéro de la demande (p. ex. APA/300070/1) et la date de réception par la plate-forme sont surimprimés sur les plans et les documents.

identification version

Lorsque l'autorisation de construire est délivrée, une nouvelle version des plans qui la fondent est créée dans la plate-forme avec un timbre NE VARIETUR.

version nevarietur
 

Peut-on accéder au dossier d’une demande d’autorisation de construire après sa clôture ?

Après sa clôture, quelle qu’en soit la raison (bâtiment mis en service, abandon de la procédure ou autorisation caduque), vous conservez l’accès aux dossiers que vous avez déposés.
 

Echanges avec l'administration en cours de procédure

Comment est-on informé de l’enregistrement de la demande d’autorisation de construire et des demandes de compléments ?

Quelle que soit la demande faite par l'office des autorisations de construire, la plate-forme AC-Démat envoie au requérant ou au mandataire qui a déposé la demande d'autorisation de construire un e-mail de notification.

L’adresse utilisée est celle du compte e-démarches de la personne qui a soumis la demande d'autorisation de construire. Ceux-ci doivent se connecter à la plate-forme AC-Démat : l’action à faire et son délai sont indiqués dans sa page d’accueil, section « Tâches ».
 

Comment sont transmises les demandes de compléments au requérant ou à son mandataire ?

Les demandes de compléments sont transmises au requérant ou à son mandataire via la plate-forme AC-Démat. Celle-ci envoie au requérant ou à son mandataire un e-mail de notification et une action est indiquée dans la page d’accueil de celle-ci, section « Tâches ».

Le requérant ou son mandataire doit charger les documents demandés dans la plate-forme AC-Démat.

chargement documents
 

Qu'advient-il de l'ancienne version d'un plan ou d'un document, si une nouvelle version est fournie ?

Le plan ou le document précédent n'est pas remplacé, mais conservé pour la traçabilité. La dernière version du plan ou du document est ajoutée dans le dossier de la plate-forme et fait foi.
 

Comment les autorisations de construire ou les refus sont-ils délivrés pour les demandes d’autorisation de construire déposées en ligne dans la plate-forme AC-Démat ?

La plate-forme AC-Démat traite les demandes qu’elle reçoit de manière strictement numérique : plus aucune décision ne vous est envoyée sous forme papier par l’office des autorisations de construire. Les décisions, telles que renvoi d’entrée, refus ou autorisation de construire, vous sont délivrées par le truchement de la plate-forme AC-Démat.

Lorsque l’office des autorisations de construire rend une décision, la plate-forme AC-Démat envoie au requérant ou à son mandataire un e-mail de notification. L’adresse utilisée est celle qu’ils ont déclarée dans leur compte e-démarches. Ceux-ci doivent se connecter à la plate-forme AC-Démat. Ils y trouveront la décision dans la page d’accueil de celle-ci, section « Notes ».
 

Demandes de prolongation de délais ou d'arrêt de procédure

Comment demander un délai supplémentaire pour fournir une demande de complément ?

Dans la section Demande de complément du dossier de la demande d’autorisation de construire, un menu vous permet de demander une prolongation du délai. Le motif et le nouveau délai souhaité doivent être précisés.

delai supplementaire
 

Peut-on abandonner en cours d’instruction la procédure numérique pour revenir au papier ?

Si la demande d’autorisation de construire a été déposée de manière numérique dans la plate-forme AC-Démat, son instruction et son suivi après autorisation se feront de manière strictement numérique jusqu’à la clôture du dossier. L'office des autorisations de construire n’accepte alors plus d’envois de documents sous forme papier, car ceux-ci sont incompatibles avec la procédure numérique.

Si vous souhaitez revenir à un traitement au format papier, la procédure numérique doit être abandonnée dans la plate-forme AC-Démat et la demande d’autorisation de construire doit être déposée de nouveau au format papier. Des frais de traitement sont facturés en fonction de l’avancement de la procédure numérique à son abandon.
 

Peut-on suspendre temporairement l'instruction d'une demande d’autorisation de construire dans la plate-forme AC-Démat ?

Des raisons diverses peuvent vous amener à vouloir suspendre temporairement le traitement d’une demande d’autorisation de construire que vous avez déposée, p. ex. une absence imprévue ?

Pour ce faire, dans la section Documents à fournir à l'aide de la fonction Envois spontanés, chargez un courrier dûment signé de vous :

  • demandant de suspendre temporairement l'instruction de la demande ;
  • précisant la durée de la suspension ;
  • et indiquant le motif.

La procédure sera réactivée à votre demande que vous pourrez transmettre de la même manière.
 

Peut-on abandonner définitivement une demande d’autorisation de construire en cours d’instruction dans la plate-forme AC-Démat ?

Si vous souhaitez abandonner un projet de construction pour lequel vous avez déposé une demande d’autorisation de construire qui est en cours d’instruction, vous pouvez demander dans la plate-forme AC-Démat l’abandon de son instruction. Des frais sont alors facturés en fonction de l’avancement de l’instruction lors de l’abandon.

La fonction est accesssible depuis le menu principal.

abandon projet
 

Gestion de la suppléance en cas d'absence

Que faire en cas d'absence de la personne qui a déposé la demande d'autorisation de construire ?

Suppléance interne : lorsqu'une une demande est déposée depuis un compte e-démarches de collaborateur d'une entreprise, tous les autres collaborateurs de cette dernière y accèdent s'ils disposent aussi de la prestation e-démarches Déposer une APA numérique (autorisation de construire par procédure accélérée). Ceux-ci peuvent ainsi assurer la suppléance de la personne qui a soumis la demande d'autorisation de construire en cas d'absence de cette dernière.

Les notifications par e-mail sont toujours envoyées à l'adresse du compte e-démarches de la personne qui a soumis la demande d'autorisation de construire. Le compte e-démarches ne permet de définir qu'une seule adresse et celle-ci ne doit être liée qu'à un seul compte e-démarches. Il est donc opportun que cette personne définisse une règle dans sa messagerie pour faire suivre les e-mails de la plate-forme AC-Démat vers son suppléant afin que celui-ci reçoive les notifications lors de l'absence.

Suppléance externe : le déclarant peut utiliser la fonction de délégation de remplacement pour permettre à une personne extérieure à son entreprise de le remplacer. Voir la question sur les délégations de remplacement pour plus de détail sur la création d'une délégation.
 

 

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