Règlement de la centrale commune d'achats
(RCCA)

B 4 20.03

Tableau historique

du 21 janvier 2004

(Entrée en vigueur : 29 janvier 2004)



Le CONSEIL D’ÉTAT de la République et canton de Genève,
vu la loi sur l'exercice des compétences du Conseil d'Etat et l'organisation de l'administration, du 16 septembre 1993;
vu la loi sur la gestion administrative et financière de l’Etat, du 4 octobre 2013;(3)
vu la loi sur l'action publique en vue d'un développement durable (Agenda 21), du 23 mars 2001,
arrête :

Chapitre I Mission et rattachement

Art. 1 Mission
1 La centrale commune d'achats (ci-après : la centrale) est chargée de regrouper les besoins de l'administration en matière de fournitures et de services lorsque ces derniers relèvent de sa compétence.
2 Elle procède aux acquisitions nécessaires dans le cadre d'une politique d'achat commune, rationnelle, efficace, économique, écologique et respectueuse des exigences imposées par la réglementation relative aux marchés publics.
3 Elle approvisionne également les entités publiques et privées subventionnées selon les modalités définies par les parties et le département de tutelle ou de surveillance.

Art. 2 Rattachement
La centrale est un service du département des finances.

Chapitre II Compétences

Art. 3 En général
1 La centrale est chargée de procéder pour tous les départements, pour la chancellerie d'Etat et leurs services, à l'acquisition de tous les biens mobiliers, neufs ou d'occasion, et de toutes les fournitures (ci-après : fournitures) nécessaires au fonctionnement de l'administration cantonale.
2 La centrale est également chargée de commander tous les travaux d'impression de l'administration cantonale. Sauf exception dûment justifiée, les graphistes mandatés par les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services ne peuvent se voir confier aucun travail d'impression.
3 En matière de services, la centrale est compétente pour les déménagements. De plus, elle exerce les compétences qui lui sont expressément attribuées.

Art. 4 Cas particuliers
1 Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services peuvent procéder à un achat direct, par délégation de compétences, dans les domaines suivants :

a) les livres à l’unité;

b) les CD ou DVD déjà gravés (exceptés ceux contenant des licences ou des programmes informatiques), les cassettes vidéo enregistrées;

c) les matières premières de type essence, gaz, bois, ferraille, etc.;

d) les organes ou produits spécifiques en matière de travaux de dissection;

e) les produits toxiques, chimiques ou médicaux;

f) l’outillage technique ou scientifique à l'unité;

g) le petit matériel spécifique dans le cadre d’ateliers de reprographie et/ou de micro-filmage;

h) le matériel nécessaire aux réparations urgentes des machines, appareils pédagogiques ou véhicules, notamment dans les établissements d'enseignement professionnel;

i) les commandes de services d’entretien des véhicules et machines dans le cadre de contrats d'entretien existants;

j) les commandes de réparations hors garantie;

k) les commandes d’achats de voyages professionnels;

l) les cadeaux protocolaires et administratifs;

m) les articles alimentaires ou denrées périssables.

2 La centrale peut autoriser, sous la forme écrite, des achats directs à titre exceptionnel ou permanent dans d'autres cas, lorsque le bon fonctionnement du département, de la chancellerie d’Etat ou du service demandeur le justifie. L’accord écrit de la direction financière du département concerné ou de la chancellerie est nécessaire.
3 La centrale édicte les dispositions d'application nécessaires soit dans le cadre de directives générales soumises à l'approbation du Conseil d'Etat, soit dans le cadre d'une convention de fonctionnement bilatérale avec un département ou la chancellerie d'Etat.

Art. 5 Conditions
Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services ne peuvent procéder à des achats directs au sens de l'article précédent qu'aux conditions cumulatives suivantes :

a) s'approvisionner auprès des fournisseurs indiqués par la centrale ou auprès d'un fournisseur agréé par elle, sauf exception dûment justifiée et acceptée par la centrale;

b) soumettre l'achat aux conditions commerciales et contractuelles négociées par la centrale;

c) mentionner la rubrique budgétaire conforme aux décisions du Conseil d’Etat;

d) appliquer la procédure de régularisation en vigueur.


Art. 6 Achats spécialisés
Pour les achats liés à des domaines scientifiques ou très spécialisés, identifiés comme tels par la centrale, le département concerné ou la chancellerie d'Etat peut désigner à la centrale le fournisseur de référence. La centrale demeure toutefois compétente pour les contacts et les négociations commerciales avec ce fournisseur et la passation de la (des) commande(s).

Art. 7 Exceptions
L'acquisition des fournitures destinées à être intégrées à un immeuble ou à un ouvrage de génie civil relève de la compétence du département chargé de ces domaines.

Chapitre III Structure et fonctionnement

Art. 8 Structure
1 La direction de la centrale est assumée par un directeur secondé par un directeur adjoint.
2 La centrale comporte les services suivants :

a) le service financier;

b) le service commercial;

c) le service administratif;

d) le service juridique;

e) le secrétariat.


Art. 9 Principes de fonctionnement
1 La centrale est soumise aux règles régissant les marchés publics soit notamment l'accord intercantonal sur les marchés publics et ses dispositions genevoises d'application.
2 La centrale adopte une politique d'achat conforme aux critères du développement durable, en favorisant notamment l'utilisation économe et rationnelle des ressources naturelles. Elle s'assure ainsi du rôle exemplaire de l'Etat et en renforce les effets en collaborant avec d'autres centrales d'achats.
3 Chaque fois que c'est possible, la centrale s'approvisionne auprès des ateliers genevois employant des personnes handicapées.
4 Dans les domaines de sa compétence, la centrale recherche l'utilisation la plus rationnelle, efficace et économique possible des deniers publics, notamment en prospectant et en suivant l’évolution des marchés, en regroupant les besoins, en rationalisant les achats et en recherchant les conditions commerciales les plus avantageuses.
5 Autant que possible, la centrale achète des fournitures normalisées, disponibles sur le marché.

Art. 10 Fonctionnement interne
1 La centrale conduit les procédures d’appel d’offres dans les domaines de sa compétence sur la base des besoins exprimés par les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services.
2 Pour tous ses domaines de compétences, la centrale est l'instance de négociation, de signature et de gestion des contrats y relatifs. En outre, elle conduit les procédures contentieuses y relatives au nom du Conseil d'Etat.

Chapitre IV Rapport avec les départements et la chancellerie d'Etat

Art. 11 Principes
1 La centrale fournit aide et conseil aux départements, à la chancellerie d'Etat ou à leurs services pour définir et satisfaire de manière optimum leurs besoins.
2 La centrale a la compétence d’imposer certains articles ou le fournisseur dans le cas des achats directs autorisés.
3 La centrale mandate une entreprise afin de :

a) retirer les objets (mobilier, matériel ou machine) qui ne sont plus utilisés. Lorsqu'ils peuvent encore être utilisés dans l'administration, ils sont transférés auprès d'un autre service ou placés au garde-meuble de l'Etat;

b) détruire ou éliminer les objets hors d'usage ou qui ne peuvent être réutilisés dans l'administration. Dans la mesure du possible, la filière de revalorisation des déchets est privilégiée.(1)


Art. 12 Procédures AIMP
La centrale, soit pour elle son service juridique, est l'instance de conseil et d'assistance pour l’ensemble des procédures d’appels d’offres publiques relatives à l’acquisition de fournitures et de services qui ne sont pas liées au domaine de la construction ou du génie civil.

Art. 13 Demande d'achat
1 Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services expriment leur demande d'achat en se limitant à définir leurs besoins, et, sauf circonstances particulières, sans indication de marque.
2 Toutes les demandes d’achat adressées à la centrale doivent être établies sous la forme papier (réquisition) ou électronique en vigueur.
3 Elles doivent comporter les visas d’approbation définis par le département demandeur ou la chancellerie d'Etat et indiquer nécessairement la rubrique budgétaire concernée.

Art. 14 Vérifications
1 Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services doivent contrôler la conformité de l'achat au moment de la livraison, signer le bulletin de livraison ou communiquer immédiatement tout problème à la centrale afin de lui permettre d’intervenir rapidement auprès du fournisseur.
2 Le délai de vérification de la marchandise est de 10 jours ouvrables dès la livraison. Dans ce délai, le service doit informer immédiatement la centrale de tout défaut découvert au cours de cette vérification. Les règles concernant la garantie restent réservées.

Chapitre V Rapport avec les fournisseurs

Art. 15 Principe
La centrale est seule compétente pour tous les contacts commerciaux avec les fournisseurs.

Art. 16 Etablissement d’un répertoire
1 Pour rationaliser la recherche de ses fournisseurs en dehors des procédures publiques d’appels d’offres, la centrale est autorisée à créer un répertoire informatique des fournisseurs agréés.
2 Ce répertoire est soumis aux dispositions relatives à la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001, et à son règlement d’application, du 21 décembre 2011.(2)
3 Peuvent y être inscrits tous les fournisseurs ayant un domicile, leur siège ou une succursale dans le canton de Genève et travaillant dans les domaines de compétence de la centrale qui ont été admis au terme de la procédure d'agrément.
4 Les fournisseurs genevois, suisses et étrangers auxquels un marché a été attribué y sont inscrits d’office.

Art. 17 Contenu du répertoire
Pour chaque fournisseur inscrit, le répertoire contient les données suivantes :

a) numéro d’identification;

b) nom ou raison sociale;

c) adresse;

d) case postale;

e) numéro de téléphone;

f) numéro de télécopieur;

g) adresse électronique;

h) forme juridique;

i) branche économique;

j) numéro d'affiliation à la TVA;

k) numéro de CCP ou numéro(s) de compte(s) bancaire(s);

l) données propres au registre du commerce;

m) données de gestion propres au répertoire et qui ne peuvent être considérées comme confidentielles au niveau du fournisseur.


Art. 18 Mise à jour
Pour garantir la qualité et la pertinence des données contenues dans le répertoire, une mise à jour des données sera effectuée au fur et à mesure des modifications annoncées publiquement ou directement par le fournisseur.

Art. 19 Diffusion des données
Les données publiques du répertoire soit les données énoncées à l’article 17, lettres b à k, peuvent être transmises aux services de l’Etat, aux communes et aux établissements de droit public et privés subventionnés.

Chapitre VI Agrément des fournisseurs

Art. 20 Documents à produire
1 Pour être agréé, le fournisseur doit remplir un questionnaire relatif aux données énoncées à l’article 17 et fournir les documents attestant de ses qualifications professionnelles, de sa capacité économique et financière ainsi que du respect de la législation sociale et des usages professionnels en vigueur à Genève.
2 Il s’agit des documents suivants :

a) extrait du registre du commerce;

b) extrait du registre des poursuites et faillites;

c) déclaration indiquant l’effectif de la main-d’œuvre permanente;

d) attestation justifiant que la couverture du personnel en matière d’assurances sociales est assurée conformément à la législation en vigueur au siège du fournisseur et qu’il est à jour avec le paiement de ses cotisations;

e) attestation certifiant, pour le personnel travaillant sur territoire genevois :

1° soit que le fournisseur est lié par la convention collective de travail de sa branche, applicable à Genève,

2° soit qu’il a signé, auprès de l’office cantonal de l’inspection et des relations du travail un engagement de respecter les usages de sa profession en vigueur à Genève, notamment en ce qui concerne la couverture du personnel en matière de retraite, de perte de gain en cas de maladie, d’assurance-accidents et d’allocations familiales;

f) attestation de l’autorité fiscale compétente justifiant que le fournisseur s’est acquitté de ses obligations en matière d’impôts à la source retenus sur les salaires du personnel soumis à cet impôt;

g) déclaration du fournisseur s’engageant à respecter le principe de l’égalité entre femmes et hommes;

h) déclaration du fournisseur s'engageant à respecter les principes du développement durable;

i) références auprès desquelles la centrale peut s’assurer de la qualification professionnelle du fournisseur;

j) bilans des trois exercices précédents.

3 Le fournisseur doit également s'engager à respecter et appliquer les conditions générales de la centrale.

Art. 21 Procédure
1 Un fournisseur peut demander en tout temps à être agréé en produisant les documents énoncés à l’article 20.
2 Si sa demande est admise et qu’il remplit les conditions de l’article 16, alinéa 3, il est inscrit dans le répertoire.
3 La centrale doit radier du répertoire un fournisseur qui ne remplit plus les conditions pour y être inscrit ou lorsque ses qualifications professionnelles, commerciales ou financières, appréciées objectivement par la centrale, ne sont pas ou plus satisfaisantes.
4 Le refus d’inscription ou la radiation est communiquée au fournisseur par voie de décision.
5 Le fait d’être inscrit dans le répertoire ne donne pas au fournisseur le droit de présenter une offre ou d’obtenir un marché. Il ne le dispense en aucun cas de déposer son offre dans le cadre d'un appel d'offres public en fournissant toutes les pièces demandées et en répondant à toutes les exigences requises.

Chapitre VII Budget et comptabilité

Art. 22 Budget
1 Les départements et la chancellerie d'Etat sont responsables d'établir leurs prévisions annuelles d'achats dans le cadre de l'élaboration du budget.
2 Les départements et la chancellerie d'Etat restent responsables de l’utilisation des crédits qui leur sont alloués pour leurs fournitures.(1)
3 Aucun engagement ou dépense ne peut être effectué par la centrale si le département concerné ou la chancellerie d'Etat ne dispose pas de la couverture financière effective.(1)

Art. 23 Comptabilité
La centrale effectue les paiements selon la procédure en vigueur.

Chapitre VIII Dispositions finales et transitoires

Art. 24 Clause abrogatoire
Le règlement de l'économat cantonal, du 6 mai 1969, est abrogé.

Art. 25 Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication dans la Feuille d'avis officielle.